Firmenumzug: Warum sich der Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage lohnt

Haben Sie schon einmal einen Firmenumzug mitgemacht? Falls ja, können Sie sich sicher noch lebhaft daran erinnern, wie aufwendig so ein Standortwechsel für das Unternehmen ist. Da müssen nicht nur Möbel und Material verpackt oder neu bestellt werden, auch die Kommunikation des Umzugs sowie die frühzeitige Motivation der eigenen Mitarbeiter:innen stellt Betriebe vor eine gewaltige Herausforderung. Kurzum: Ein Firmenumzug ist eine viel komplexere Angelegenheit als eine private Wohnungsübersiedelung.

Beim Standortwechsel besonderes Augenmerk auf die ITK-Infrastruktur

Besonders heikel gestaltet sich der Umzug der betrieblichen IT- und Telekommunikations-Infrastruktur. Das Unternehmen soll schließlich unterbrechungsfrei erreichbar bleiben und auch die Mitarbeiter:innen möchten am neuen Standort schnellstmöglich wieder in ihren Arbeitsalltag zurückfinden. In aller Regel kümmert sich daher ein eigenes Projektteam darum, die Kompatibilität der alten Telefonanlage abzuklären und, wenn notwendig, die ITK-Infrastruktur anzupassen. Denn: Ein Firmenumzug ist die perfekte Gelegenheit, das alte Telefon-System zu modernisieren oder gleich auf eine flexible, infrastrukturlose Cloud-Telefonie-Lösung umzusatteln.

Der Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage macht besonders dann Sinn, wenn in Ihrem Unternehmen – wie bei aktuell knapp 53 Prozent der Betriebe in Österreich – noch mit einer ISDN-Telefonanlage telefoniert wird.

Warum es sich für alle Organisationen lohnt, beim Umzug auch gleich die Telefonanlage auszutauschen, zeigen wir Ihnen in diesem Blogartikel.

5 Gründe, die bei einem Standortwechsel für den Umstieg auf Cloud-Telefonie sprechen

1. Ihre Telefonanlage ist veraltet.

Vermutlich haben Sie schon öfter davon gehört: die ISDN-Abschaltung kommt! Die europäischen Telekom-Betreiber arbeiten schon seit Jahren daran, die nicht mehr zeitgemäßen ISDN-Netze sukzessive durch die zukunftssichere All-IP-Technologie zu ersetzen. In Österreich gibt es für die geplante ISDN-Abschaltung zwar keine konkreten Termine – rechnen Sie aber dennoch damit, dass mittelfristig alle ISDN-Anschlüsse auf Voice-over-IP (VoIP) umgestellt werden.

Gut zu wissen: Verfügt Ihr Unternehmen über eine SIP-fähige Telefonanlage, kann diese mithilfe eines SIP Trunks an das All-IP-Netz angebunden werden. Selbst eine nicht SIP-fähige ISDN-Anlage kann mittels sogenannter „Gateways“ VoIP-kompatibel gemacht werden – solche Konstruktionen sind aber oft fehleranfällig und wenig empfehlenswert. Bedenken Sie auch, dass Sie mit SIP-Trunking zwar in den Genuss der günstigeren VoIP-Tarife kommen, aber nur eine cloudbasierte Telefonie-Lösung Ihnen die vollen Vorteile und Funktionen einer modernen, infrastrukturlosen IP-Telefonie-Lösung bietet. Anders gesagt: Sie telefonieren mit Ihrer alten ISDN-Anlage dann zwar kostengünstig über das Internet, haben aber immer noch eine unflexible, physische TK-Anlage in Ihren Räumlichkeiten stehen, die Platz wegnimmt und teuer gewartet werden muss.

Lesen Sie mehr zum „sanften“ All-IP-Umstieg mit SIP Trunking im Wissensmanager von yuutel

2. Die Flexibilität Ihrer alten Telefonanlage lässt zu wünschen übrig.

Ihr Betrieb wächst sehr stark, Sie haben Standorterweiterungen oder Niederlassungen im Ausland geplant? Mit einer Vor-Ort-Telefonanlage (On-Premises) ist es in so einem Fall sehr aufwendig, die Unternehmenstelefonie entsprechend zu erweitern. So muss beispielsweise zusätzliche Hardware („Remote Gateways“) an neue Standorte verschickt und durch geschultes Fachpersonal eingerichtet werden.

Bei einer Cloud-Telefonanlage hingegen sind alle Teilnehmer (Nebenstellen) über das Internet miteinander verbunden – es kann also komplett ortsunabhängig und standortübergreifend telefoniert werden. Da Cloud-Telefonie ohne Hardware auskommt, können neue Standorte, Filialen oder Außenstellen rasch und unkompliziert in das bereits bestehende Telefonie-System integriert werden (Filialfähigkeit). Auch neue Funktionen bzw. Teilnehmer-Lizenzen sind mit wenigen Mausklicks hinzubuchbar. Egal, ob Ihr Unternehmen wächst oder sich verkleinert – eine Cloud-Telefonie-Lösung skaliert flexibel mit.

In Zeiten von Homeoffice und hybridem Arbeiten wird es zudem immer wichtiger,  Mitarbeiter:innen mit ihren privaten bzw. Firmen-Smartphones, -Laptops und -Tablets in die Telefonanlage einzubinden. Bei einer Cloud-Telefonie-Lösung kann die Telefonie-Software (Softphone) auf jedem internetfähigen Endgerät installiert und damit von jedem Arbeitsort aus mit der „normalen “ Bürofestnetz- oder Servicerufnummer telefoniert werden – inklusive persönlicher Durchwahl.

Lesen Sie zur einfachen Skalierbarkeit einer Cloud-Telefonanlage die Case Study unseres Kunden Schalk Mühle.

3. Sie möchten auf teure Wartungsverträge verzichten.

Es klingt nach einer Milchmädchenrechnung, ist aber tatsächlich so: Wo keine Hardware ist, muss auch nichts gewartet werden. Bei einer Cloud-Telefonanlage handelt es sich um eine Software, die sämtliche Telefonie-Funktionen bereitstellt und im Rechenzentrum des jeweiligen Anbieters gehostet wird. Im Unternehmen wird diese Telefonie-Software als sogenanntes Softphone auf einem internetfähigen Computer bzw. Laptop oder als App am Smartphone installiert.

Eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud kommt somit komplett ohne Hardware aus. Klassische On-Premises-Telefonanlagen hingegen werden meist mit teuren und langfristigen Wartungsverträgen verkauft, um den notwendigen technischen Support und die Installation von aktuellen Updates und Releases zu gewährleisten.

Bei einer Cloud-Telefonanlage kümmert sich der Provider um alle Wartungs- und Sicherheitsprozesse in seinem Rechenzentrum. Notwendige Software- und Sicherheits-Updates werden laufend automatisiert eingespielt – ohne zusätzliche Kosten.

Lesen Sie dazu auch: Wie sicher ist eine Cloud-Telefonanlage in der Praxis?

4. Ihre alte ISDN-Telefonanlage verfügt nicht über die benötigten Funktionen.

Natürlich deckt auch ein ältere ISDN-Telefonanlage die wichtigsten Telefonie-Basics, wie beispielsweise das Abspielen von Telefonansagen, Vermittlungsarbeitsplätze oder die Anrufübernahmen von Kolleg:innen, ab.

Eine moderne, IP-basierte Telefonie-Lösung aus der Cloud kann aber viel mehr! Eine breite Palette an intelligenten Funktionen und Features hilft Unternehmen, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Kund:innen besser und persönlicher zu servicieren. Ein paar Beispiele gefällig?

Funktionen für effizientere Arbeitsabläufe:

• Professionelle Anrufsteuerung nach Zeitplänen;
• Ringrufe und Rufweiterleitungen;
• individuelle Anrufverteilung nach Kriterien;
• Voice-to-Mail & Voice-to-Fax;
• Browser-Telefonie via WebRTC („Click-to-Call“);
• Call Recording;
• Auswahlmenüs (Interactive Voice Response – IVR);
• u.v.m.

Funktionen für verbesserte Kommunikation und Team-Zusammenarbeit:

• Telefonkonferenzen;
• Instant Messaging über den Telefonie-Client (Chat);
• Telefonie-Clients mit Verfügbarkeitsanzeige (Rich Presence Status);
• u.v.m.

Funktionen für bessere Erreichbarkeit:

• Paralleles Klingeln auf mehreren Clients;
• Telefonische Rufbereitschaftsdienste am Wochenende oder an Feiertagen;
• GSM-Fallback bei schlechter Internetverbindung am Smartphone;
• Nahtlose Gesprächsübernahme, z.B. von PC-Client auf Smartphone;
• u.v.m.

Mittels bewährter Standardschnittstellen wie TAPI oder moderner Lösungen, wie z.B. CSTA und Action URLs, kann die IP-basierte Telefonie in Drittsoftware eingebunden werden. Das bedeutet, dass die Daten aus Customer Relationship Management-Tools (z.B. BMD Cloud Services), ERP-Systemen oder andere Business-Tools automatisiert mit der Telefonanlage verknüpft werden. Bei jedem eingehenden Anruf wird die Anrufernummer an das jeweilige Drittsystem übergeben und dort die Kontaktinformationen der Person geladen.

Diese Art der Telefonie-Integration ermöglicht es zum Beispiel

• Anrufe per Klick aus Outlook oder CRM-Systemen zu starten (Click-to-Dial);
• nach Übergabe der Anrufernummer automatisch die Kundendaten, die Bestellhistorie, den Lieferstatus, die Anrufhistorie u.v.m. eines Anrufers im CRM anzuzeigen;
• oder Telefonie-Statistiken in interne Auswertungen und Reportings miteinzubeziehen.

Mehr zu den praktischen Funktionalitäten einer Cloud-Telefonanlage lesen Sie im Cloud-Telefonie-Wissensmanager von yuutel. Hier finden Sie die Feature-Liste der yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel.

5. Sie möchten günstiger telefonieren.

Cloud-Telefonanlagen bauen auf der Voice-over-IP (VoIP)-Technologie auf. Das bedeutet, dass die Sprachinformationen digitalisiert und als Datenpakete über das Internet übertragen werden. Das bringt günstigere Tarife und Verbindungsentgelte als bei der klassischen ISDN-Telefonie.

Hier finden Sie alle Preisinformationen zur yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel.

Weitere Kostenvorteile einer Cloud-Telefonie-Lösung:

• Teilnehmer-Lizenzen und Funktionen können flexibel freigeschaltet oder deaktiviert werden – Sie bezahlen nur das, was Sie wirklich brauchen;
• niedrige Erstkonfigurations- und Wartungskosten;
• Entlastung der TK-/IT-Abteilung;
• keine oder kurze Bindungsfristen;
• u.v.m. 

Lesen Sie dazu auch: Wie Unternehmen mit einer Cloud-Telefonanlage Kosten sparen können

Kann ich nach dem Umzug meine Rufnummern auf der neuen Cloud-Telefonanlage behalten?

Ja! In aller Regel können Ihre vorhandenen Rufnummern kostenlos zu Ihrem neuen Cloud-Telefonie-Anbieter portiert werden. Sie können daher auch an Ihrem neuen Firmenstandort mit der neuen Cloud-Telefonanlage unter Ihrem gewohnten Rufnummernkonzept weitertelefonieren. In manchen Fällen kann es vorkommen, dass bestimmte Durchwahlen am neuen System nicht möglich sind (z.B. 122/133/144).

Details dazu sowie den konkreten Ablauf der Rufnummernportierung erfragen Sie bei Ihrem Anbieter.

yuutel bietet neben VoIP- und Cloud-Telefonie-Lösungen auch virtuelle geografische Rufnummern und Servicerufnummern an. Sollten Sie im Zuge der VoIP-Umstellung eine neue geografische Rufnummer (z.B. +43 1 für Wien bzw. standortunabhängig +43 720) oder eine Servicerufnummer (z.B. 0800/0810/0820) benötigen, können Sie diese gleich bei uns dazu buchen.

Mehr zu Geo-Nummern sowie Free Call- (0800) oder Shared Cost-Nummern (0810/0820) können Sie in unserem ausführlichen Servicerufnummern-Ratgeber nachlesen.

Kann ich mit einer Cloud-Telefonanlage meine alten, übersiedelten Telefonapparate weiternutzen?

Das kommt ganz darauf an. Grundsätzlich brauchen Sie mit einer Cloud-Telefonanlage keine physischen Telefonapparate mehr. Sie installieren die Telefon-Software als Softclient für den Desktop-PC oder als Mobile App auf Ihrem Smartphone. Auch die Nutzung als Webphone in einem Internetbrowser ist möglich (Browser-Telefonie).

Viele Menschen schätzen es jedoch nach wie vor, wenn Sie beim Telefonieren ein Tischtelefon auf Ihrem Schreibtisch stehen haben und wortwörtlich zum Hörer greifen können! In so einem Fall empfehlen wir die Anschaffung eines IP-fähigen Tischtelefons (SIP-Telefon), das optisch einem klassischen Telefonapparat nachempfunden ist.

Handelt es sich bei Ihren „alten“ Tischtelefonen also um SIP-fähige Geräte, können Sie diese an der neuen Firmenadresse problemlos in Ihre neue Cloud-Telefonie-Lösung einbinden.

Eine Auswahl bewährter SIP-Telefone finden Sie auf unserer Endgeräte-Seite.

Umstieg auf eine Cloud-Telefonie-Lösung – das sind die nächsten Schritte

Wie geht es nun weiter, wenn sich Ihr Unternehmen im Rahmen des anstehenden Umzugs dazu entschieden hat, die alte TK-Anlage gegen eine Cloud-Telefonie-Lösung zu tauschen?

1. Erstellen Sie eine Anforderungsliste an die neue Cloud-Telefonanlage. 
   Beim Umstieg auf eine neue Cloud-Telefonie-Lösung ist gute Vorbereitung schon die halbe Miete. Dazu dokumentieren Sie die IST-Situation Ihrer alten Telefonanlage und definieren unternehmensspezifische Mindestanforderungen an die neue Cloud-Lösung.
   
   Praktische Tipps zur Zusammenstellung Ihrer persönlichen Umstiegs-Checkliste finden Sie auf unserem Blog: So gelingt der Umstieg auf die neue VoIP-Telefonanlage
   
   
2. Suchen Sie nach einem geeigneten Cloud-Telefonie-Anbieter (SIP-Provider).
   Wir empfehlen, bei mehreren Cloud-Telefonie-Providern Angebote einzuholen und diese anhand der zusammengestellten Anforderungen und Kriterien zu vergleichen. Besprechen Sie gemeinsam mit ausgesuchten Anbietern Ihre Ansprüche und Wünsche. Daraus ergibt sich das Design Ihrer neuen Cloud-Telefonie-Lösung – wie Sie aufgebaut ist, welche Features sie beinhaltet und welche internen Prozesse Sie mit ihrer Hilfe optimieren können.
   
   Unser Tipp: Nicht nur das Preis-Leistungsverhältnis ist bei der Anbieter-Suche ausschlaggebend – auch der gebotenen Service und das „Bauchgefühl“ müssen passen! 
   
   Alle Voraussetzungen, die ein professioneller Cloud-Telefonie-Anbieter erfüllen sollte, haben wir hier für Sie zusammengefasst:  13 Kriterien, die Ihr VoIP-Anbieter erfüllen sollte
   
   
3. Sie organisieren eine Teststellung (Demoversion) der favorisierten Cloud-Telefonanlage.
   Ein seriöser Cloud-Telefonie-Anbieter stellt auf Anfrage ein kostenloses Testpaket seiner Telefonie-Lösung zur Verfügung. In der Demoversion können Sie den Funktionsumfang, die Sprachqualität sowie die Nutzerfreundlichkeit der jeweiligen Telefonie-Software in aller Ruhe austesten.

Die yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel können Sie 30 Tage lang kostenlos testen. Hier finden Sie alle Informationen zum yuu Phone Gratis-Test.

Tipp: Sowohl die Erstellung eines Anforderungsprofils als auch die Suche nach einem geeigneten VoIP-Anbieter nehmen viel Zeit in Anspruch! Planen Sie daher im Rahmen der Umzugsvorbereitungen ein entsprechendes Zeitbudget inklusive Puffer ein.  

Sie haben Fragen zur Neuaufstellung Ihrer Telefonanlage vor einem geplanten Umzug oder möchten mehr Informationen zur yuu Phone Cloud-Telefonanlage?

Unsere erfahrenen Spezialistinnen und Spezialisten freuen sich auf ein persönliches Gespräch mit Ihnen – ganz unverbindlich! Kontaktieren Sie uns unter 0800 240 40 10 oder schreiben Sie uns.