So können Unternehmen mit einer Cloud-Telefonanlage Kosten sparen

Fakt ist: Ein IP-basiertes Cloud-Telefonsystem kann die bisherigen Telefoniekosten im Vergleich zu einer On-Premises ISDN-Telefonanlage dauerhaft um 40 bis 50 Prozent reduzieren. Hinzu kommen indirekte Kostenvorteile, wie beispielsweise eine gesteigerte Effizienz beim Arbeiten oder ein geschärfter Fokus auf umsatzgenerierende Aufgaben.

Wir zeigen in diesem Blogbeitrag, wie eine moderne Cloud-Telefonanlage Ihrem Unternehmen dabei hilft, direkte und indirekte Kosten zu sparen.

Eine Cloud-Telefonie-Lösung kommt ohne Telefonanlagen-Hardware aus

Ihre Büroräumlichkeiten sind knapp bemessen und mit wenig Stauraum ausgestattet? Dann ist eine Cloud-Telefonanlage ideal für Ihr Unternehmen, denn hier wird das Telefonsystem zur Gänze im Rechenzentrum Ihres Anbieters gehostet und muss nicht stationär in Ihrer Firma aufgebaut werden.

Das bedeutet:

• Sie benötigen keinen zusätzlichen Platz im Serverraum und damit auch keinen teuren Strom für Betrieb und Klimaanlage.
• Sie müssen sich nicht um den Ersatz von defekten Serverkomponenten oder deren Erweiterung kümmern.
• Es müssen keine Tischapparate für Mitarbeiter:innen angeschafft werden (auf Wunsch sind SIP-Tischtelefone natürlich möglich!).
• Ihr Team kann einfach vorhandene PCs, Notebooks oder Smartphones zum Telefonieren verwenden.

Kostenvorteil: Weniger Hardware ist gleich weniger Kosten! Mit einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud bleiben Unternehmen hohe Anfangsinvestitionen erspart. Zusätzlich werden interne Ressourcen geschont und laufende Aufwände für Betrieb und Wartung reduziert.

Eine virtuelles Telefonsystem aus der Cloud spart teure Wartungsverträge

Vor-Ort-Telefonanlagen (On-Premises) werden meist mit sehr kostspieligen Wartungsverträgen verkauft, die ein Unternehmen langfristig (in der Regel zehn Jahre Mindestlaufzeit!) an den Hersteller bzw. Händler binden. Ohne diese Wartungsverträge besteht für das Unternehmen keine Möglichkeit,

• aktuelle Sicherheits- oder Software-Updates zu implementieren,
• oder Fehler und Probleme an den Support zu melden!

Kostenvorteil: Ganz anders sieht es da bei einer Cloud-Telefonie-Lösung aus – da es vor Ort im eigenen Unternehmen keinerlei Telefonanlagen-Hardware gibt, muss auch nichts vertragsgemäß gewartet werden. Ihr Provider überwacht die in seinem Hochsicherheitsrechenzentrum gehostete Cloud-Telefonanlage, ergreift Maßnahmen zum Schutz vor höherer Gewalt oder Stromausfall und kümmert sich laufend um Updates und Erweiterungen – ohne zusätzliche Kosten.

Eine Cloud-Telefonanlage ist mit niedrigen Einrichtungskosten verbunden

Die erstmalige Einrichtung einer softwarebasierten Cloud-Telefonie-Lösung kommt besonders für kleine und mittlere Unternehmen ohne komplexe Anforderungen an ihre Telefonie sehr günstig:

• Die Telefonie-Software wird im Rechenzentrum des Cloud-Telefonie-Anbieters gehostet und dem Unternehmen über die Cloud zur Verfügung gestellt (Software-as-a-Service).
  
  
• Am Standort des Unternehmens gibt es daher keine TK-Hardware, die angeschafft oder gewartet werden muss.
  
  
• Es kann die bestehende Internetleitung für die Telefonie genutzt werden, sofern diese über genug Bandbreite verfügt (mind. 100 kBit/s je Sprachkanal).
  
  
• Die Telefonie-Software wird als Softclient (Softphone) auf dem PC oder Smartphone des Teilnehmers installiert – ein Tischtelefon ist nicht länger notwendig.

Kostenvorteil: Die Telefonie-Software einer virtuellen Telefonanlage wird dem Unternehmen als Download zu Verfügung gestellt – in der Basisvariante braucht es keine weiteren Investitionen, um sofort lostelefonieren können. Ein Vorteil, der besonders KMUs und Start-ups zugutekommt!  

Übrigens: Die yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel ist innerhalb weniger Werktage ab Bestellung eingerichtet.

Cloud-Telefonie bedeutet weniger Aufwand für Ihre TK-/IT-Abteilung

Während sich in großen Konzernen meist eigene Telekommunikations-Abteilungen um den laufenden Betrieb und die Wartung der Telefonanlage kümmern, wird dies in kleineren Unternehmen oft vom internen IT-Team „miterledigt“. Steigt der Arbeitsaufwand für das Telefonsystem, geraten diese Fachkräfte schnell unter Druck oder sehen sich gezwungen, andere Agenden auf ihrer Todo-Liste hintanzustellen. 

Eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud entlastet Ihre TK-/IT-Abteilung, da sämtliche Telefonie-Funktionen als Software vom jeweiligen Cloud-Telefonie-Anbieter bereitgestellt werden. Die Telefon-Software wird im Rechenzentrum des Anbieters gehostet, welcher auch die komplette Administration sowie die laufenden Wartungsarbeiten für das Telefonsystem übernimmt. Regelmäßige Wartungs- und Feature-Updates werden automatisch und unterbrechungsfrei durch den Provider eingespielt.

Kostenvorteil: Ihre TK-/IT-Abteilung kann sich wieder voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und wichtigere Tickets schneller abarbeiten.

Tipp von yuutel Solutions Consultant Christian Rupitsch:

Gute Cloud-Telefonanlagen verfügen nicht nur über einen sogenannten Fat Client (z.B. als exe-Datei downloadbar), sondern können auch über einen Web Client auf WebRTC-Basis genutzt werden. Das bedeutet: Ihre Mitarbeiter:innen loggen sich ganz einfach über einen beliebigen Webbrowser in die Cloud-Telefonanlage ein und können direkt aus dem Browser heraus telefonieren.

Mit einem Web Client erspart sich Ihr Telefonanlagen-Admin zeitaufwändige Rollouts von Softclients auf dutzenden Rechnern!

Lesen Sie dazu auch: Wie Browser-Telefonie für höhere Conversions für Ihre Website sorgt

Virtuelle Telefonanlagen ermöglichen günstige Vernetzung von Unternehmensstandorten

Cloud-Telefonanlagen sind dezentral ausgerichtet, da alle Teilnehmer (Nebenstellen) über das Internet miteinander verbunden werden – ganz egal, wo sich diese Teilnehmer physisch befinden. Damit können Cloud-Telefonie-Lösungen standortübergreifend und ortsunabhängig eingesetzt werden und eignen sich optimal für die Anbindung mehrerer Unternehmensstandorte oder Außenstellen (Filialfähigkeit). Auch Mitarbeiter:innen im Homeoffice sowie Mobiltelefone lassen sich problemlos in die Cloud-Telefonanlage integrieren.

Kostenvorteil: Mit einer Cloud-Telefonanlage können sämtliche Nebenstellen, Funktionen und Endgeräte filialübergreifend über eine Benutzeroberfläche im Webbrowser verwaltet werden. Es braucht keine separaten TK-Anlagen an den einzelnen Firmenstandorten mehr! Auch die interne Telefonie kommt günstig: Telefonate innerhalb des Firmennetzwerks sowie zwischen verschiedenen Filialstandorten sind bei VoIP in der Regel kostenfrei. 

VoIP bringt günstigere Tarife und Verbindungsentgelte

Cloud-Telefonanlagen basieren auf der Voice-over-IP (VoIP)-Technologie, d.h. die Sprachinformationen des Telefongesprächs werden als digitalisierte Datenpakete über das Internet übertragen. Dadurch kommen die Gesprächsgebühren bei VoIP wesentlich günstiger als bei der veralteten ISDN-Telefonie.

Im yuutel Netz kostet die Gesprächsminute ins österreichische Festnetz nur 3,5 Cent, ins österreichische Mobilnetz 6,5 Cent. Hier finden Sie mehr Informationen zu den yuu Phone Preisen.

Auch bei VoIP lohnt es sich, die Tarife verschiedener Anbieter miteinander zu vergleichen. Folgendes sollten Sie dabei beachten:

• Um welches Abrechnungsmodell handelt es sich? 
  Die meisten VoIP-Tarife sind minutenorientiert, viele Anbieter bieten aber auch Flatrate-Pakete an. Achten Sie bei Flatrates darauf, ob diese auf Gespräche innerhalb des Festnetzes bzw. innerhalb bestimmter Mobilfunknetze begrenzt sind und welche Zusatzkosten bei Überschreitung des gebuchten Kontingents anfallen!
  
  
• Welche Taktung wird angeboten?
  Unter „Taktung“ versteht man in der Telekommunikation die Aufteilung der abrechenbaren Verbindungsdauer in (Zeit-)Intervalle. Die gebräuchlichsten Intervalle sind 60/30 oder 30/30. Das bedeutet nichts anderes, als dass Ihre Telefonate nicht sekundengenau abgerechnet werden, sondern Ihr Telefonanbieter auf das nächste volle Intervall aufrundet. Sie zahlen daher in Wahrheit etwas mehr bei jedem Telefonat. Ein 70 Sekunden langer Anruf, der mit 60/30-Taktung abgerechnet wird, kostet Sie demnach 1,5 Minuten anstatt 1 Minute und 10 Sekunden.
  
  
• Gibt es Sonderkonditionen?
  Manche VoIP-Anbieter wie yuutel bieten günstige Sondertarife für Zielländer im Ausland, in die viel telefoniert wird. Fragen Sie bei Ihrem Provider danach!

Mit einer Cloud-Telefonanlage bezahlen Sie immer nur das, was Sie tatsächlich nutzen

Eine cloudbasierte Telefonanlage zeichnet sich durch eine hohe und einfache Skalierbarkeit aus. Das bedeutet, dass Teilnehmer in einem Admin-Portal im Webbrowser mühelos mit wenigen Klicks hinzugefügt, verwaltet oder entfernt werden können. Anders gesagt: Sie bezahlen immer nur so viele Teilnehmer bzw. Kanäle, wie Sie aktuell tatsächlich benötigen.

Kostenvorteil: Unternehmen sind mit einer Telefonie-Lösung aus der Cloud viel agiler und können ihre Telefonie schnell und einfach an etwaiges Unternehmenswachstum oder eine Umstrukturierung anpassen. Besonders in einem dynamischen Marktumfeld bedeutet dies einen klaren Wettbewerbsvorteil!

VoIP-Integrationen in CRM- oder Business-Systeme sparen Ressourcen

Die VoIP-Technologie, bei der die Stimme über das Internet übertragen wird, lässt sich nicht nur in cloudbasierte Telefonsysteme, sondern auch in andere Software-Applikationen integrieren.

Durch VoIP-Integration wird es beispielsweise möglich, direkt in der Benutzeroberfläche eines Customer Relationship Management-Systems auf den Namen eines Kunden zu klicken, um diesen anzurufen. Umgekehrt können bei einem eingehenden Anruf automatisch die wichtigsten Kundendaten zu dieser Telefonnummer angezeigt werden.  

Kostenvorteil: Unternehmen und Kund:innen profitieren gleichzeitig von einer VoIP-Integration in eine CRM-Software. Kund:innen erhalten schneller kompetente Unterstützung, ohne ihr Anliegen bzw. ihre Bestellhistorie immer wieder verschiedenen Ansprechpersonen erzählen zu müssen. Callcenter-Mitarbeiter:innen können jederzeit auf zentral synchronisierte Kundeninformationen zugreifen. Und Kundenbetreuungsprozesse werden insgesamt schlanker und effizienter.

Hier finden Sie alle Informationen zu den VoIP-Integrationen der yuu Phone Cloud-Telefonanlage.

Cloud-Telefonie eignet sich perfekt für ortsunabhängiges Telefonieren & Arbeiten im Homeoffice

Spätestens seit der Corona-Pandemie haben sich Homeoffice, Remote Work und hybrides Arbeiten als neuer Standard in der Arbeitswelt etabliert. Damit einher geht auch die Notwendigkeit, an verschiedenen Orten so telefonieren zu können, als säße man am Büroschreibtisch. In der Praxis heißt das: Man möchte mit dem privaten Handy vom Küchentisch aus unter der normalen Bürofestnetznummer Anrufe tätigen und empfangen – inklusive persönlicher Durchwahl und Einbindung in fixe Kommunikationsabläufe wie Weiterleitungen oder Ringrufgruppen.

Kostenvorteil: Eine Cloud-Telefonanlage bietet Telefonie zum „Mitnehmen“ und ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, ihre Arbeit effizient an jedem beliebigen Ort und am Endgerät ihrer Wahl zu erledigen. Gewohnte Telefonnummern, Telefonie-Workflows und Prozesse bleiben erhalten – eine wichtige Voraussetzung für den hybriden Arbeitsplatz, bei dem letztendlich sogar Büroarbeitsplätze und Meeting-Räume eingespart werden können.

Lesen Sie dazu auch: 7 Wege, wie eine Cloud-Telefonie-Lösung Homeoffice unterstützt

Cloud-Telefonanlagen haben kurze oder gar keine Bindungsfristen

Herkömmliche ISDN-Telekommunikationsanlagen bedeuten für Unternehmen nicht nur hohe Investitionskosten, sondern meist auch lange Vertragsbindungen von bis zu zehn Jahren. Bei einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud hingegen sind die Vertragslaufzeiten mit ein bis zwei Jahren wesentlich kürzer. Viele Provider wie yuutel bieten Cloud-Telefonanlagen komplett ohne Bindung an, die Verträge sind dann monatlich kündbar.

Kostenvorteil: Cloud-Telefonanlagen ohne Vertragsbindung bieten Unternehmen die größtmögliche Flexibilität punkto Telefonie-System. Sehr rasch und risikoarm kann so auf veränderte Strukturen oder aktuelle Entwicklungen reagiert oder der bisherige Cloud-Telefonie-Anbieter zügig gewechselt werden.

Sie überlegen, aus Kostengründen auf eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud umzusteigen und haben Fragen?