Allgemeines
Definition: Was ist eine Cloud Telefonanlage?
Die VoIP-Telefonanlage als On-Demand-Lösung, auch Cloud-Telefonanlage oder Hosted PBX genannt, basiert auf der Voice-over-IP-Technologie. Das bedeutet, dass die Sprachinformationen des Telefongesprächs nicht länger über klassische ISDN-Telefonleitungen übertragen, sondern als digitalisierte Datenpakete über das Internet versendet werden.
Im yuutel Wissensmanager erfahren Sie mehr zur Voice-over-IP (VoIP)-Technologie.
Im Gegensatz zu einer On-Premises-VoIP-Telefonanlage, bei der die Telefonanlagen-Server vor Ort in den Räumlichkeiten eines Unternehmens untergebracht sind, befindet sich die Telefonanlagen-Hardware bei einer Cloud-Telefonanlage im Rechenzentrum des Anbieters. Die Telefonanlagen-Software mit allen Telefon-Funktionalitäten stellt der jeweilige Anbieter als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet (Cloud) zur Verfügung.
Wie funktioniert eine Cloud Telefonanlage?
Mit einer Cloud-Telefonie-Lösung benötigen Unternehmen kaum Hardware, da grundsätzlich über sogenannte Softclients (Softphones), die am PC, Laptop oder Smartphone installiert werden, telefoniert wird. Falls gewünscht, können auch SIP-Tischtelefone eingebunden werden, die optisch den klassischen Telefonapparaten nachempfunden sind.
Sollen bestehende ISDN-Telefone weiterverwendet werden, ist das über einen Analog-Telefon-Adapter (ATA) möglich. Auch andere analoge Geräte, wie z.B. Fax, Türöffner, DECT-Telefone, Frankiermaschinen etc. können auf diese Weise integriert werden.
Um den laufenden Betrieb der Cloud-Telefonanlage sowie die komplette Instandhaltung, Wartung und Update-Management kümmert sich der Anbieter.
Alle wichtigen Einstellungen, wie z.B. das Einrichten von Rufweiterleitungen und Telefonansagen oder das Hinzufügen und Deaktivieren von Teilnehmern, kann vom Unternehmen selbst über eine einfach zu bedienende, grafische Benutzeroberfläche (GUI) vorgenommen werden. Zusätzlich erlaubt das Web-Dashboard Einblicke in Anrufstatistiken.
Die einzige Voraussetzung für eine IP-Telefonanlage aus der Cloud ist eine leistungsstarke Internetverbindung. Neben den vielen Vorteilen einer Cloud-Telefonanlage für Unternehmen empfiehlt sich ein Umstieg auch wegen der weit fortgeschrittenen ISDN-Abschaltung.
Hier erfahren Sie mehr zum Thema All-IP-Umstellung und ISDN-Abschaltung.
Was ist der Unterschied zwischen einer VoIP- und Cloud Telefonanlage?
In der Alltagssprache werden die Begriffe „VoIP-Telefonie“ und „Cloud-Telefonie“ oft synonym verwendet. Technisch betrachtet verwenden beide Varianten die
VoIP-Technologie zur Sprachübertragung, unterscheiden sich aber in der Frage,
wo und wie die Telefonanlage bereitgestellt, d.h. installiert, betrieben und gesteuert, wird.
Die Anlagenteile einer IP-basierten Telefonanlage können nämlich entweder
lokal in den Büroräumlichkeiten des Unternehmens stehen (
On-Premises), oder die Telefon-Software als reines Cloud-Service aus dem Rechenzentrum eines Anbieters genutzt werden (
On-Demand, d.h.
gehostete Cloud-Telefonanlage).
LOKALE IP-TELEFONANLAGE
(ON-PREMISES) |
CLOUDBASIERTE IP-TELEFONANLAGE
(ON-DEMAND) |
- Die Software der hardwarebasierten TK-Anlage wird lokal auf den Servern des Unternehmens (On-Premises) installiert und betrieben.
- Das Unternehmen muss über eine adäquate Infrastruktur verfügen (z.B. ausreichende Bandbreite, geeignete Hardware, gesicherte Stromversorgung) und die Netzwerk- und Sicherheitsanforderungen einer VoIP-Telefonanlage erfüllen.
- Das Unternehmen ist mit kostenintensiven Anfangsinvestitionen konfrontiert.
- Der laufende Betrieb, Support und Wartung werden vom hauseigenen IT-Administrator verantwortet.
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- Das softwarebasierte Telefonsystem wird extern auf einem Cloud-Server gehostet und nicht lokal installiert.
- Dieses Cloud-Hosting kann entweder vom Unternehmen selbst realisiert werden oder als Managed Service an einen externen Diensteanbieter ausgelagert werden. Man spricht von Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Platform-as-a-Service (PaaS).
- Das Unternehmen benötigt kaum neue Hardware und kann vorhandene SIP-Telefone, PCs, Laptops und Smartphone für die IP-Telefonie verwenden.
- Der Cloud-Telefonie-Anbieter spielt automatisierte Software- und Funktionen-Updates ein und kümmert sich um die laufende Wartung der Telefonanlage.
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Sowohl die lokale Installation als auch das externe Hosting bieten zahlreiche Vor- und Nachteile. Die Entscheidung für eine Variante hängt von der
Infrastruktur und den Ressourcen eines Unternehmens sowie zahlreichen anderen Faktoren ab.
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LOKALE IP-TELEFONANLAGE
(ON-PREMISES) |
CLOUDBASIERTE IP-TELEFONANLAGE
(ON-DEMAND) |
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Vorteile
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- Eigenständige Verwaltung – maximale Kontrolle über Daten und Einstellungen des Telefonsystems;
- Selbstbestimmtheit bei Funktionsumfang und
Komplexität der IP-Anlage;
- Individuelle Anforderungen werden optimal abgedeckt.
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- Rasche Verfügbarkeit ohne Investitionen in Hard- oder Software;
- Zahlreiche Kostenvorteile: Weniger Einstiegskosten und weniger laufende Kosten;
- Kaum Know-how zur Konfiguration nötig;
- Erweiterte Funktionen oder neue Nutzer einfach über Web-Oberfläche (GUI) hinzubuchbar;
- Anbieter betreibt Telefonanlage und übernimmt komplette Administration, Wartungsarbeiten und Software-Updates – neue Features kommen laufend hinzu;
- Kein Platz-/Strombedarf im Serverraum.
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Nachteile
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- Eigenständige Verwaltung – hoher Ressourcenbedarf für laufenden Betrieb und Wartung;
- Hohe Anfangsinvestitionen;
- Neue Features müssen über Updates gekauft und eingespielt werden;
- Entsprechende Server-Infrastruktur und Hardware müssen vorhanden sein;
- Hoher Platz- und Strombedarf im Serverraum (Kühlung etc.)
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Für wen geeignet?
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- Große Unternehmen mit Ressourcen für Betrieb und Verwaltung;
- Branchen, die strenge Sicherheit und Vertraulichkeit erfordern (z.B. Banken)
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- KMU mit begrenzten IT-Ressourcen;
- Große Unternehmen mit oder ohne internationalen Standorten;
- Start-ups.
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In der Praxis
Was sind die Vorteile von Cloud Telefonie?
- Kaum Wartungsaufwand:
Bei einer Cloud-Telefonanlage werden alle Telefonie-Funktionen als Software bereitgestellt. Regelmäßige Wartungs- und Feature-Updates werden automatisch und unterbrechungsfrei durch den Provider eingespielt – teure Wartungsverträge sind nicht länger notwendig. Auch notwendige Software- und Sicherheits-Updates werden automatisch durch den Anbieter installiert.
- Flexibel & ortsunabhängig:
IP-Telefonie aus der Cloud ist flexibel und mobil, da sie geräte- und ortsunabhängig funktioniert: Alle Mitarbeiter:innen sind zu jeder Zeit auf jedem Endgerät unter der Büronummer inkl. Durchwahl erreichbar – egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – und können mit dieser auch ausgehend telefonieren. Das funktioniert durch die Installation eines Softphones auf PC oder Laptop bzw. durch die Installation einer App (Mobile Client) auf Tablet oder Smartphone.
- Großer Funktionsumfang: Eine IP-basierte Telefonanlage bietet eine Vielzahl an intelligenten Funktionen, die über die Basis-Funktionen eines ISDN-Anschlusses (z.B. Telefonansagen, Vermittlungsarbeitsplätze etc.) hinausgehen. Zu den neuen Funktionen zählen etwa die CTI-Integration in Outlook oder CRM-Systeme, Ringrufe und Rufweiterleitungen, Blocklisten & VIP-Listen, Clients mit Präsenzstatus und Instant Messaging, individuelle Anrufverteilung nach Kriterien, Voice-2-Mail, Browser-Telefonie via WebRTC („Click-to-Call“) u.v.m.
- Einfach skalierbar:
Eine Cloud-Telefonanlage ist flexibel skalierbar und wächst mit einem Unternehmen mit: bei Bedarf können zusätzliche Teilnehmer schnell und einfach hinzugeschalten werden. Es gibt keine Begrenzung der Gesprächskanäle wie bei ISDN mehr.
- Einfache Verwaltung & Self-Service:
Die Teilnehmer, Einstellungen und Funktionen einer Cloud-Telefonanlage können durch den Admin im Unternehmen selbst in einem Web-Tool verwaltet werden. Unternehmen haben damit die volle Kontrolle und sind unabhängig vom Provider. Das betrifft z.B.:
- Kopfnummern,
- Telefonansagen,
- Rufprofilen,
- Zeitplänen,
- Feiertagslisten,
- Sprachboxdiensten,
- Anrufaufzeichnungen,
- Nachtschaltungen,
- VIP-/Block-Lists,
- u.v.m. für verschiedene Filialen und Standorte.
- Kosteneinsparungen:
Die Grund- und Gesprächsgebühren sind bei VoIP-Telefonie wesentlich günstiger als bei ISDN – auch bei Telefonaten ins Ausland. Unternehmensintern telefonieren alle Teilnehmer weltweit über alle Standorte gratis.
Welche Funktionen bietet Cloud Telefonie?
Cloud-Telefonie-Lösungen verfügen über eine große Zahl an Telefon-Funktionen, die die Kommunikation und das tägliche Geschäft von Unternehmen einfacher und effizienter gestalten. Bewährte Funktionen einer herkömmlichen ISDN-Telefonanlage, wie z.B. Telefonansagen, Sprachbox, Warteschleifen, Vermittlungsarbeitsplätze, die Anrufübernahme von Kolleg:innen oder Anrufe mit unterdrückter Rufnummer, sind weiterhin möglich.
Darüber hinaus lassen sich mit einer modernen VoIP-Telefonanlage bis zu 150 neue Funktionen realisieren, wie z.B.:
Effiziente Zusammenarbeit
- Markierte Rufnummer per Klick anrufen (Click-to-Dial);
Anrufe per Klick aus Outlook oder CRM-Systemen starten;- Serielle oder parallele Ringrufe;
- Voice-to-Mail & Voice-to-Fax;
- Mail-to-Fax & Fax-to-Mail;
- Chatten über den Telefonie-Client;
- Call Recording.
Hohe Erreichbarkeit
- Anruflisten, Weiterleitungen, Ringrufe;
- Rufbereitschaften;
- Nachtschaltung;
- GSM-Fallback (Weiterleitung des Anrufs auf SIM-Karte);
- Paralleles Klingeln;
- Gesprächsübernahme, z.B. von PC-Client auf Smartphone;
- bei Anruf selbstgewählte Nummer mitschicken (CLIP-no-screening).
Professionelle Anrufsteuerung
- Flexibles Routing;
- individuelle Anrufverteilung;
- Auswahlmenüs (IVR);
- detaillierte Reportings;
- umfangreiche Callcenter-Funktionen.
Wie sicher ist Cloud Telefonie?
Sehr sicher! Für einen Cloud-Telefonie-Anbieter ist die Einhaltung der Security-Standards für sein Produkt essenziell. Die Cloud-Telefon-Anlage sollte vom Anbieter in redundant ausgelegten Hochsicherheits-Rechenzentren im Inland bzw. Europa gehostet werden, die alle Sicherheitsvorgaben der EU erfüllen.
Darüber hinaus unterstützen seriöse Anbieter weitere Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B.:
- Anrufverschlüsselung mit SIPS (Anrufaufbau) und SRTP (Gespräch);
- Sperrklassen – Sperren Sie teure Auslandsdestinationen oder Rufnummerngassen (z.B. Mehrwertnummern);
- IP-Filter – Stellen Sie spezifische IP-Adressen ein, von denen auf die Telefonanlage zugegriffen werden darf; der Rest ist gesperrt;
- VIP-Listing/Block-Listing – Erstellen Sie zusätzlich zu den voreingestellten Blocklists Ihre eigenen Block- und VIP-Lists;
- Telefonapparate sperren – z.B., wenn Sie auf Urlaub sind;
- Limitierung von gleichzeitigen Anrufen;
- Intelligentes Passwort-Tool;
- Fraud Detection – Alarmierung per E-Mail oder SMS sowie eine automatische Sperre bei potenziell betrügerischen Aktivitäten (z.B., wenn nachts über Ihren Account ungewöhnlich viel ins Ausland telefoniert wird).
Lesen Sie mehr zum Thema am yuutel Blog: Wie sicher ist Cloud-Telefonie in der Praxis?
Brauche ich für Cloud Telefonie einen Telefonapparat?
Um mit einer VoIP-Telefonanlage aus der Cloud telefonieren zu können, benötigen Sie nicht zwingend ein IP-fähiges Telefon bzw. SIP-Telefon. Die Telefonanlage mit allen Funktionen wird als Software bereitgestellt. Diese nutzen Sie, indem Sie auf Ihrem internetfähigen Computer ein Softphone (Softclient) bzw. eine App auf Ihrem Smartphone oder Tablet installieren. Die komplette Anrufsteuerung, wie z.B. Abheben, Auflegen oder Anrufe weiterleiten, die sonst über die Tasten eines Tischtelefons durchgeführt wird, kann damit über die Softphone-Benutzeroberfläche am PC, Laptop, Smartphone oder Tablet erfolgen.
Erfahren Sie hier mehr über die VoIP-Telefonie mit unterschiedlichen Endgeräten.
Kann ich meine vorhandene Rufnummer in meine Cloud Telefonanlage mitnehmen?
Eine neue Telefonie-Lösung aus der Cloud bedingt nicht, dass bestehende Rufnummern geändert werden müssen! Ihre vorhandenen Rufnummern können kostenlos zu Ihrem neuen VoIP-Anbieter portiert werden. Den genauen Ablauf einer Rufnummernübernahme erfragen Sie bei Ihrem Anbieter.
Benötigen Sie neue Rufnummern – etwa eine geografische Rufnummer (z.B. Wien +43 1 oder standortunabhängig +43 720x) oder eine Free-Call-Servicerufnummer (z.B. 0800/0810/0820) – können Sie diese im Idealfall gleich bei Ihrem Provider dazubuchen.
Im Business-Nummern-Shop von yuutel können Sie 0800-Nummer und Geo-Nummern ganz bequem und unkompliziert online bestellen: shop.yuutel.at
Ist Cloud-Telefonie für Homeoffice geeignet?
Remote Work, Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle – ein Teil der Arbeitsleistung wird im Büro erbracht, der andere von zu Hause aus – sind in der Arbeitswelt zwar keine neuen Begriffe, haben aber nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie an Bedeutung dazugewonnen. IP-basierte Technologien bieten alle Möglichkeiten für ortsunabhängiges Arbeiten – und speziell VoIP liefert die „Telefonie zum Mitnehmen“.
So unterstützt Cloud-Telefonie die Arbeit im Homeoffice:
- Es kann von jedem Ort ein- und ausgehend mit der Büronummer telefoniert werden – inklusive Durchwahlen und auch am (privaten) Smartphone oder Laptop.
- Wichtige Telefon-Funktionen können auch über das Softphone bzw. die App der virtuellen Telefonanlage gesteuert werden, z.B. Rufweiterleitungen oder Ringrufe.
- Die Verfügbarkeit der einzelnen Team-Mitglieder ist am Präsenz-Status im Computer-Softclient bzw. der Smartphone-App sofort ersichtlich.
- VoIP-Telefonie kann in bestehende Kollaborations-Tools (Unified Communications ), wie z.B. Microsoft Teams, integriert werden.
- Funktionen wie Screensharing oder Co-Browsing sind in der virtuellen Telefonanlage integriert und unterstützen bei der Kundenberatung und -betreuung aus der Distanz.
Am Präsenzstatus der yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel ist auf den ersten Blick ersichtlich, welche Teilnehmer aktuell im Homeoffice oder im Büro verfügbar sind.
Kosten
Was kostet eine Cloud Telefonanlage?
Mit einer VoIP-Telefonanlage aus der Cloud können Unternehmen bis zu 50 Prozent der Kosten einer herkömmlichen ISDN-TK-Anlage einsparen. Das sind einige der wichtigsten Kostenvorteile einer Cloud-Telefonanlage:
- Keine Anschaffungskosten für Telefonanlagen-Hardware;
- keine teuren Wartungsverträge oder Reparaturkosten;
- niedrige Einrichtungskosten;
- keine extra Kosten im laufenden Betrieb für Software- und Sicherheits-Updates;
- weniger Aufwand für TK-/IT-Abteilung;
- günstige Vernetzung von Unternehmensstandorten;
- keine Telefonleitung mehr;
- günstigere Telefon-Tarife;
- kurze oder keine Bindungsfristen.
Hier lesen Sie mehr dazu, wie Sie mit einer Cloud-Telefonanlage Kosten sparen können.
Die konkreten Kosten, die einmalig bzw. laufend auf ein Unternehmen zukommen, hängen sind höchst individuell und hängen ab von
So setzen sich die Kosten für eine VoIP-Telefonie-Lösung aus der Cloud zusammen:
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Initialkosten (einmalig)
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- Herstellung eines VoIP-Anschlusses (optional);
- Erweiterung der Netz-Infrastruktur (z.B. Verkabelung, PoE-Switches, LAN/VLAN, Firewall etc.) (optional)
- Basiskonfiguration & Konfigurationspaket (optional)
- Lösungsdesign (optional)
- Installationskosten & Setup der Apparate und Analog-Telefon-Adapter durch Anbieter (optional)
- Schulungen für Admins oder Mitarbeiter:innen (optional)
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| Hardware (einmalig) |
- Anschaffungskosten für Headsets ab ca. 15-30 EUR (USB) bzw. 120-200 EUR (Bluetooth, DECT) (optional)
- Anschaffungskosten für SIP-Telefone ab ca. 90-150 EUR (optional)
- Anschaffungskosten für Smartphones je nach Modell und Hersteller (optional)
- Anschaffungskosten für DECT-Telefone ab ca. 40-100 EUR (optional)
- Anschaffungskosten für Analog-Telefon-Adapter (ATA) ab ca. 60-70 EUR (optional)
- PoE-Switche ab ca. 50-150 EUR (optional)
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| Internetkosten (monatlich) |
- Monatliche Entgelte für VoIP-Anschluss ab ca. 24 EUR
- High-Speed-Internetanschluss (Breitband oder Glasfaser mit mind. 100-150 kBit/s im Up- und Download pro gleichzeitigem Sprachkanal), Kosten je nach Provider
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| Interne Verbindungsentgelte |
- Teilnehmer telefonieren kostenlos, auch standort- und firmenübergreifend.
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Externe Verbindungsentgelte
(je Minute) |
- Tarife ins österreichische Festnetz ab ca. 0,01 EUR/Min bis 0,035 EUR/min
- Tarife ins österreichische Mobilnetz ab ca. 0,089 bis 0,16 EUR/min
- Viele Anbieter bieten Flatrate-Pakete in Fest- oder Mobilnetze an, ab ca. 3 EUR monatlich je Nebenstelle (Festnetz Österreich) bzw. 25 EUR monatlich (Fest-& Mobilnetz Österreich & EU)
- Tipp: Achtung Sie auf die Taktung! Ein günstiger Tarif ist nicht mehr billig, wenn stets volle Minuten vs. sekundengenau abgerechnet werden.
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Funktionen & Features
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- Viele Telefonanlagen-Funktionen sind in den Lizenzpaketen der VoIP-Anbieter bereits inkludiert. Erkundigen Sie sich, für welche der benötigten Funktionen und Features ein Aufpreis verlangt wird, z.B. Vermittlungsarbeitsplatz, Call Recording, IVR, CTI, Fax/eFax etc.
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Auf Basis dieser Informationen können Sie nun die zu erwartenden Kosten Ihrer Cloud-Telefonie-Lösung überschlagen. Hier finden Sie weitere Tipps zur Kostenkalkulation:
Wie kann ich die Kosten einer Cloud Telefonanlage kalkulieren?
VoIP-Anbieter bieten verschiedene Pakete und Preismodelle an, die auf unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen abgestimmt sind. Folgende Aspekte sollten Sie bei der Kostenkalkulation beachten:
- Internetverbindung:
Bedenken Sie, dass jeder zusätzliche VoIP-Teilnehmer auch zusätzliche Kapazitäten auf Ihrer Internetleitung braucht. Falls Ihr Internetanschluss nicht ausreichend dimensioniert ist, benötigen Sie ev. einen Anschluss mit mehr Bandbreite bzw. einen eigenen VoIP-Anschluss für die Übertragung der VoIP-Daten. Auch die Netzinfrastruktur in Ihrer Firma muss ev. erweitert werden, um mit den Anforderungen einer Cloud-Telefonie-Lösung mithalten zu können.
- Anzahl der Teilnehmer bzw. Kanäle:
Wie hoch ist das Telefonieaufkommen in Ihrem Unternehmen? Wie viele Mitarbeiter:innen müssen gleichzeitig telefonieren können? Benötigen Sie eine Callcenter-Lösung? Je nachdem kann sich ein teilnehmer- oder kanalbasiertes Preismodell lohnen.
- Benötigte Hardware:
Wollen Sie einzelne oder alle Arbeitsplätze mit einem SIP-Tischtelefon ausstatten oder reicht Ihnen ein hochwertiges Headset zum Telefonieren über den Desktop-Client (Softphone) auf PC und Laptop?
- Desktop-Softphone und Mobile Client (App):
Soll direkt von PC und Laptop bzw. mobil kommuniziert werden? Kosten die Softclient-Lizenzen beim Anbieter extra?
- Ressourcen im Unternehmen:
Gibt es bei Ihnen im Unternehmen einen hauseigenen IT-Administrator, der über die notwendigen Ressourcen für Installation, Konfiguration und Setup einer Cloud-Telefonanlage verfügt? Oder soll der Anbieter dies für Sie erledigen – falls ja, welche Leistungen wären inkludiert?
- Funktionen & Features:
Moderne Cloud-Telefonanlage bieten mehr als 150 intelligente Telefonie-Funktionen. Welche Funktionalitäten benötigen Sie unbedingt – und welche sind eher „Nice-to-haves“? Erkundigen Sie sich bei den in Frage kommenden Anbietern, welche Funktionen bereits mit den Lizenzgebühren abgedeckt sind und für welche Features Sie extra bezahlen müssen.
- Versteckte Support-Kosten:
Nicht immer sind Hilfe- und Support-Leistungen des Providers in den monatlichen Gebühren inkludiert. Fragen Sie beim Anbieter nach, welche Leistungen in welchem Umfang im Preis enthalten sind – oder ob jedes Support-Ticket extra kostet. Oft lohnt sich die Vereinbarung eines individuellen Service-Level-Agreements (SLA).
- Rufnummern:
Sie können im Zuge eines VoIP-Umstiegs entweder Ihre bestehenden Rufnummern kostenlos zu Ihrem neuen Provider portieren, oder bestellen neue Rufnummern – z.B. Geo-Nummern oder 0800-Servicerufnummern – gleich entgeltlich beim Anbieter mit.
- Bindefristen:
Achten Sie beim Angebotsvergleich auf Mindestvertragsdauer, Kündigungsfristen und etwaige Pönalzahlungen!
Welche Preismodelle gibt es bei Cloud Telefonie?
Grundsätzlich haben Sie bei der cloudbasierten VoIP-Telefonie die Wahl zwischen zwei Preismodellen: Sie bezahlen eine monatliche Gebühr entweder für die benötigten Teilnehmer oder die benötigten Kanäle. Üblicherweise beträgt der Schlüssel 10 Teilnehmer : 1 Kanal.
Wie viele Kanäle Sie tatsächlich benötigen hängt zum einen von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter:innen ab, zum anderen von der Anzahl der parallel geführten Telefonate. Jeder Kanal kann einen eingehenden und einen ausgehenden Call zur gleichen Zeit verarbeiten. Firmen mit herkömmlichen Telefonverhalten sollten ca. halb so viele Kanäle wie Mitarbeiter:innen einplanen. Callcenter brauchen meist einen Kanal pro Mitarbeiter. Achtung: Auch Faxe belegen einen Sprachkanal!
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Lizenzierung nach teilnehmern |
lizenzierung nach
kanälen |
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Modell
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- monatliche Gebühr je nach benötigten Teilnehmern (Desktop-Lizenz plus Mobile Lizenz)
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- monatliche Gebühr je nach benötigten Sprachkanälen
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Vor- und Nachteile
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- Teilnehmer-Anzahl einfach und schnell anpassbar;
- skaliert automatisch;
- immer genug Kapazität aus dem Netz verfügbar;
- eine einzige Oberfläche für Anwender:innen;
- kein IT-Dienstleister nötig;
- keine Wartungen.
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- günstiger als Teilnehmer-Lizenzen;
- sind Kanäle ausgelastet, bekommen Anrufer:innen nur Besetztzeichen;
- Freischaltung zusätzlicher Kanäle nur durch Anbieter möglich.
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Geeignet für:
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- Unternehmen mit hohem Telefonieaufkommen
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- Unternehmen mit vielen Teilnehmern und wenig Telefonieaufkommen
- Callcenter
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Fallen bei einer Cloud Telefonanlage Wartungskosten an?
Nein, mit der monatlichen Grundgebühr je Teilnehmer sind sämtliche Updates und Erweiterungen abgegolten. Wartungs- und Feature-Updates werden vom Cloud-Telefonie-Anbieter automatisch im Hintergrund eingespielt.
Hier finden Sie weitere Informationen zu den Kostenpositionen einer Cloud-Telefonanlage.
Umsetzung
Wie plane ich den Umstieg auf eine Cloud Telefonie Lösung?
Der Umstieg auf ein neues VoIP-Telefon-System ist für Unternehmen eine wichtige Investition in die Zukunft und will daher gut vorbereitet sein! Diese Schritte sollten Sie vor und während des Wechsels beachten:
- Recherchieren und dokumentieren Sie die IST-Situation: Erstellen Sie eine Liste mit sämtlichen Telefonnummern, Providern und Durchwahlen für alle Standorte. Dokumentieren Sie Ihr aktuelles Telefonverhalten und evaluieren Sie bestehende Ablaufdiagramme und Notfallszenarien. Erarbeiten Sie eine Übersicht der bestehenden Ringrufe, Anrufweiterleitungen und -überläufe.
- Definieren Sie die Anforderungen an die neuae VoIP-Lösung: Legen Sie die Maximalzahl gleichzeitiger Telefonate fest und entscheiden Sie über die Verteilung von SIP-Telefonen und Softclients. Evaluieren Sie die Einbindung bestehender ISDN-Anschlüsse (Basis/BRI, Multi/PRI) oder Endgeräte (DECT, Smartphones, Fax, Türöffner, Alarmanlagen, Frankiergeräte etc.) sowie die etwaige Integration in CRM-Systeme oder UC-Tools wie Microsoft Teams. Dokumentieren Sie die Mindestanforderung an Sicherheit (Blocklisting, Telefonsperren etc.).
Sie sind unschlüssig, ob eine Cloud-Telefonanlage Ihre Bedürfnisse und Anforderungen bestmöglich abdeckt? Der kostenlose Cloud-Telefonanlagen-Selbsttest von yuutel sagt Ihnen nach wenigen Klicks, welche Telefonie-Lösung sich am besten für Ihr Unternehmen eignet.
- Organisieren Sie das Projekt intern: Stellen Sie Ihr Projektteam auf und definieren Sie Arbeitspakete. Legen Sie Zeitpläne und Schulungspläne fest und entscheiden Sie über die Art der Projektdokumentation.
- Fassen Sie Ihre Idealanforderungen zusammen: Definieren Sie technische und organisatorische Mindestkriterien an die neue VoIP-Lösung. Erstellen Sie eine Feature-Liste („Must-haves“ und „Nice-to-haves“) und passen Sie Ihren Netzinfrastrukturplan (Verkabelung, PoE-Switches, LAN/VLAN, Firewall etc.). Planen Sie die Erweiterung Ihrer Telefonie-Hardware.
- Suchen und fixieren Sie einen passenden VoIP-Anbieter: Tragen Sie Informationen zu verschiedenen Anbietern zusammen und vergleichen Sie Angebote und Kosten. Lassen Sie sich eine Teststellung (Demo-Version) zur Verfügung stellen.
- Setzen Sie den VoIP-Umstieg um: Bauen Sie das neue System inkl. Features auf und testen Sie es ausgiebig. Bestellen Sie parallel benötigte Hardware und erweitern Sie Ihre Infrastruktur nach Plan.
- Planen Sie für die Umstellung viel Zeit ein: Bieten Sie Schulungen für Mitarbeiter:innen und Administrator:innen an und haben Sie Geduld – Ihr Team muss sich erst auf die Neuerungen einstellen.
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Anbieter Vergleich: Worauf ist bei der Auswahl eines Cloud Telefonie Anbieters zu achten?
Sobald Sie sich für die Anschaffung einer VoIP- oder Cloud-Telefonie-Lösung entschieden haben, beginnt die Suche nach einem passenden VoIP-Anbieter – und diese ist aufgrund des großen Angebots am Markt oft gar nicht so einfach! Folgende Kriterien sollten Sie bei Ihrer Entscheidung beachten:
- Werden Ihre individuellen Anforderungen erfüllt?
Der Anbieter sollte auf spezifische Konfigurationsanforderungen eingehen und diese auch zufriedenstellend umsetzen können.
- Werden Sie persönlich und ausführlich beraten?
Ein Anbieter mit gutem Kundenservice punktet mit persönlicher Beratung, die auf Ihre Fragen, Probleme und Bedürfnisse eingeht.
- Ist der Anbieter erfahren und etabliert?
Referenzen, Bewertungen und Case Studies auf der Anbieter-Website geben Auskunft über dessen Produkt und Leistung.
- Ist der Anbieter schnell und zuverlässig erreichbar, im Störfall 24/7?
Ein idealer Anbieter ist für Kund:innen über mehrere Kontaktkanäle (Telefon, E-Mail, Chat, Ticket-System etc.) rasch und verlässlich erreichbar.
- Ist die VoIP-Telefonie-Lösung sicher?
Stehen die Server des Anbieters innerhalb der EU? Was leistet das eingesetzte Fraud Detection-System? Gibt es die Möglichkeit zur Kostenlimitierung? Welche Notfall-Strategien existieren bei System- oder Stromausfällen?
- Stimmen das Preis-Leistungs-Verhältnis und das Service-Level-Agreement (SLA)?
Informieren Sie sich im Vorfeld über die technische Stabilität, versteckte Kosten (Kunden-Support!) oder lange Bindungsfristen.
- Welche Geräte und SIP-Telefone unterstützt der VoIP-Anbieter?
Ihr Anbieter sollte Sie zu allen gängigen SIP-Apparaten und Zubehör kompetent beraten können.
Weitere Überlegungen:
- Verfügt der VoIP-Anbieter über ein Self-Service-Center?
- Stellt der Anbieter ausreichend Dokumentation und Schulungen bereit?
- Bietet der Anbieter VoIP-Telefonie und Telefonnetz aus einer Hand?
- Stimmt das „Bauchgefühl“ bzw. die „Chemie“ mit dem Anbieter?
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Begriffe & Glossar
Analog-Telefon-Adapter (ATA)
Ein Analog-Telefon-Adapter (ATA; auch SIP-Adapter genannt) ist ein Gerät, das analoge Telefone, Faxgeräte oder Türöffner mit dem Voice-over-IP-(VoIP)-Netz verbindet. Es handelt sich um eine kleine Box mit mehreren Telefonanschlüssen und einem Ethernet-Port für die Internetverbindung.
Mithilfe eines ATAs können bei einem VoIP-Umstieg auch vorhandene, analoge Standardtelefone weitergenutzt werden.
ISDN
ISDN bedeutet „Integrated Services Digital Network“ (auf Deutsch: „Integriertes Sprach- und Datennetz“) und beschreibt einen international gültigen Standard für digitale Übertragungs- und Vermittlungstechnik im Telekommunikationsnetz. Im Unterschied zur analogen Festnetztelefonie ermöglicht diese Übertragungsform die gleichzeitige Übermittlung von unterschiedlichen Telefonie- sowie Daten-Diensten.
Managed Service
Mithilfe von „Managed Services“ können Unternehmen Teilverantwortungen der IT an einen externen Dienstleister auslagern. Im Fall von Cloud-Telefonie wird ein softwarebasiertes Telefonsystem auf den Servern eines externen Diensteanbieters gehostet. Dieser kümmert sich um Einrichtung, laufenden Betrieb, Wartung und Update-Management der Cloud-Telefonanlage.
On-Demand
Bei der Voice-over-IP-Telefonie unterscheidet man zwischen zwei Lösungsvarianten: Die On-Demand-Lösung und die On-Premises-Lösung. Eine VoIP-Telefonanlage als On-Demand-Lösung wird auch als „Cloud-Telefonanlage“ oder „Hosted PBX“ bezeichnet. Die Telefonanlage mit allen Funktionen wird vom Unternehmen als Abo-Modell auf Lizenzbasis oder basierend auf der Anzahl der benötigten Sprachkanäle erworben. Die Telefonanlagen-Software wird vom Cloud-Telefonie-Anbieter gehostet und die Funktionalitäten dem Unternehmen in der Cloud bereitgestellt.
Unternehmen mit einer On-Demand-Lösung benötigen keine zusätzliche Hardware, da die Telefonie inkl. Anrufsteuerung über ein Softphone (Softclient) auf PC, Laptop, Tablet oder Smartphone erfolgt. Für Wartung, Updates und Sicherheit der Cloud-Telefonanlage sorgt der Anbieter. Das Unternehmen spart sich somit sämtliche zeitlichen wie monetären Aufwendungen dafür. Änderungen am System können in der Regel über einfach zu bedienende Web-Oberflächen getätigt werden.
On-Premises
Das Gegenstück zur On-Demand-Lösung: On-Premises (oder On-Prem) bezeichnet ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Software und bedeutet „in den eigenen Räumlichkeiten“ bzw. „vor Ort“. Bei einer On-Premises-VoIP-Lösung wird die Telefonanlagen-Software vom Unternehmen gekauft und entweder auf einem lokalen Server im Unternehmen oder bei einem Anbieter für Telefonanlagen-Hosting installiert. Es handelt sich also um eine lokal installierte, hardwarebasierte Telefonanlage.
Eine On-Premises-Lösung bedeutet für das Unternehmen die volle Kontrolle über die eigene Telefonanlage, aber auch die Verantwortung für den laufenden Betrieb, Wartung, Updates und Sicherheit. Der Betrieb einer physischen On-Premises-VoIP-Telefonanlage ist immer mit höheren Kosten und einem größeren Arbeitsaufwand für das Unternehmen verbunden als eine On-Demand-Lösung.
PoE-Switch
Der Switch stellt in der Netzwerktechnik die Weiche oder den Verteiler dar, also die Verbindung verschiedener Segmente. Er kümmert sich darum, die Datenpakete an ihr Ziel zu senden. Er ist das Verbindungsglied zwischen dem Netzanschluss und den im internen Netz angesteckten SIP-Telefonen. Mit der PoE-Funktion (Power-over-Ethernet) kann er die Tischgeräte zentral über das Ethernet-Kabel mit Strom versorgen.
SIP-Telefon
SIP-Telefone sind für die SIP-Telefonie notwendige Telefontypen, die auf VoIP (Voice-over-IP)-Basis funktionieren und dazu auf das offene Protokoll Session Initiation Protocol (SIP) zurückgreifen, das mit vielen IP-Telefonanlagen mit SIP-Protokoll kompatibel ist.
Softphone
Beim Softphone oder Softclient handelt es sich um Software, die auf einem internetfähigen Gerät installiert wird und Funktionen für die VoIP-Telefonie bereitstellt. Die Anrufsteuerung wie z.B. Abheben, Anruf halten, Makeln zwischen mehreren Leitungen, DTMF-Tasteneingabe, auflegen, usw., die sonst über die Tasten eines Tischapparates durchgeführt wird, kann damit am Bildschirm eines PCs, Laptops oder Smartphones erfolgen.
Software-as-a-Service (SaaS)
Software-as-a-Service (SaaS) ist ein Lizenz- und Vertriebsmodell für Software, bei dem ein Drittanbieter Anwendungen hostet und seinen Kund/innen über das Internet zur Verfügung stellt, d.h. als Service anbietet. Die Nutzung erfolgt in der Regel auf Abonnementbasis. Eine Cloud-Telefonanlage (On-Demand) basiert auf einem SaaS-Modell.
