IP-Telefonanlage: 13 Kriterien, die Ihr VoIP-Anbieter erfüllen sollte

Krisen haben oft einen positiven Nebeneffekt: sie beschleunigen Innovationen. Die Corona-Pandemie hat der Weiterentwicklung der hybriden Arbeitswelt mit Homeoffice & Co. einen gehörigen Schub verpasst. Damit das „neue“ Arbeiten funktioniert, braucht es die passende technische Infrastruktur – und dazu zählt die ortsunabhängige, IP-basierte Telefonie.

Mehr als ein Drittel nutzt All-IP-Lösung

Laut einer aktuellen Cloud-Telefonie-Studie setzen bereits 39 Prozent der österreichischen Unternehmen auf eine moderne VoIP- oder Cloud-Telefonie-Lösung. Drei von vier Betrieben mit klassischer ISDN-Telefonanlage können sich einen zeitnahen Wechsel vorstellen. Wie weit sind Sie mit der Planung? Hilfe für den Umstieg bietet unser Whitepaper.

ISDN-Netze sind längst veraltet. Die europäischen Telekom-Providern arbeiten schon seit Jahren an der Abschaltung von ISDN und mittlerweile wurden die meisten privaten und geschäftlichen Anschlüsse auf Voice-over-IP umgestellt. Der Umstieg auf die All-IP-Technologie ist also mittelfristig unvermeidlich.

Warum sollte Ihr Unternehmen auf VoIP-Telefonie umsteigen? 

VoIP ist die Zukunft der Telefonie. Wenn Sie sich für eine Cloud-Telefonanlage entscheiden, brauchen Sie nichts weiter als eine gute Internetverbindung. Bleibt diese sicher und stabil, so bleibt dies auch Ihre Cloud-Telefonanlage und Sie brauchen diese nie wieder teuer warten lassen. Dies geschieht nämlich nun automatisch und ohne zusätzliche Kosten. 

Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach via Softclient oder App zu bedienen und auch zu konfigurieren. Virtuelle Telefonanlagen lassen sich außerdem schnell und einfach upgraden, sodass sie flexibel skalierbar werden.

Ihre Arbeitsplätze und die Ihrer Mitarbeiter/innen lassen sich nun weltweit einfach und günstig vernetzen – ein weiterer Schritt in Richtung digitaler Unabhängigkeit!  

Die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage auf einen Blick: 

• Geringe Kosten
• Einfache Skalierbarkeit
• Automatische Feature-Updates
• Einfache Web-Bedienung
• Integration von Mobilfunk- und Festnetz
• Einfache Integration von Homeoffice- und Außendienst-Mitarbeiter/innen
• Vernetzung verschiedener Standorte
• Flexibilität durch Selbstverwaltung
• Keine Bindung an einen bestimmten Anbieter

Neue Technologien werfen viele Fragen auf und der Umstieg von Ihrem bisherigen Telefonanschluss auf Voice-over-IP ist mit Zeit und Aufwand verbunden. Der naheliegendste Weg ist die Beauftragung eines externen Anbieters, der Ihnen die Arbeit abnimmt. Bei der Auswahl des neuen VoIP-Anbieters gibt es jedoch einige Aspekte zu beachten. Diese möchten wir Ihnen hier auflisten.

Checkliste für den Vergleich Ihres neuen VoIP-Anbieters 

Vielleicht sind Sie auch schon auf die neue Technologie umgestiegen, doch sind unzufrieden mit dem Anbieter, der Qualität oder dem Service? So sollten Sie Ihre Fehlentscheidung nicht nur bedauern, sondern auch über den Wechsel des Anbieters nachdenken. Doch der Vergleich der verschiedenen Angebote fällt nicht gerade leicht! 

Deswegen haben Ihnen eine Checkliste mit 13 Kriterien zusammengestellt, nach denen Sie Ihren neuen VoIP-Anbieter bewerten sollten: 

 1. Welche Funktionen und Features werden angeboten? 

Überlegen Sie sich im Vorfeld, was Ihnen bei Ihrer neuen Telefon-Technologie wichtig ist. Benötigen Sie ein zentrales Telefonbuch? Brauchen Sie ein standortübergreifendes Durchwahlkonzept und freuen Sie sich schon drauf, eine Wartemelodie auszuwählen? Bei der Wahl Ihres neuen Anbieters sollten Sie darauf achten, ob dieser eine Featureliste veröffentlicht und ob Ihre Must-have-Features dabei auch inbegriffen sind. Außerdem sollten Sie darauf achten, ob diese Funktionen automatisch erneuert werden (inkludierte Updates) – ohne, dass Sie dabei einen Mehraufwand oder -kosten haben. 

2. Werden Sie ausführlich beraten? 

Sicher, bei der Einführung neuer Technologien ergeben sich jede Menge Fragen. Legen Sie also großen Wert darauf, kompetent, einfach und persönlich beraten zu werden – und zwar schon in der Vorverkaufsphase. Versteht der Anbieter Ihre Probleme und Bedürfnisse? Beantwortet er Ihre Fragen und kann er Ihnen verlässliche Tipps geben? Stimmt die Chemie? Hier ist es wichtig, dass der Anbieter Sie als Individuum wahrnimmt und nicht als bloße „Nummer“.

3. Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis? 

Im Vergleich zu Ihrer bisherigen Telefonanlage sollten Sie bei der Cloud-Variante natürlich Kosten einsparen. Doch fallen Sie trotzdem nicht auf Billigangebote und Dumpingpreise herein! Informieren Sie sich im Vorfeld über die technische Stabilität, versteckte Kosten oder lange Bindungsfristen, damit es später kein unschönes Erwachen gibt. Fragen Sie auch danach, ob der Kundensupport kostenlos angeboten wird – hier verdienen sich manche Anbieter zusätzliches Geld. Mit dem Kosten-Nutzen-Verhältnis sollten Sie letztlich rundum zufrieden sein. 

4. Werden Ihre individuellen Anforderungen erfüllt? 

Jedes Unternehmen ist verschieden und hat unterschiedliche Anforderungen. Vielleicht haben auch Sie ganz spezielle Bedürfnisse in Bezug auf Ihre neue Telefonanlage, wie z.B. individuelle Konfigurationswünsche, besondere Features oder den Bedarf nach einer fremdsprachigen Rechnung. Ein professioneller Anbieter sollte darauf reagieren können und Ihre Wünsche zufriedenstellend umsetzen. 

5. Verfügt der Anbieter über einschlägige Referenzen? 

Halten Sie auf der Website des Anbieters Ausschau nach Kundenstimmen, bisherigen Projekten und Bewertungen oder fragen Sie nach Referenzen. Wie lange ist der Anbieter schon am Markt? Wie gut ist seine Reputation? All das gibt Auskunft über das Produkt und die Leistung. 

6. Sind Service- und Kontaktmöglichkeiten transparent? 

Ein idealer Anbieter ist dank funktionierendem Kundenservice schnell und zuverlässig für Sie erreichbar, vor allem auch telefonisch – und zwar ohne versteckte Zusatzkosten! Achten Sie darauf, ob der Anbieter auch eine 24/7-Hotline für technische Fragen anbietet. Schließlich kann bei technischen Systemen immer mal eine dringende Frage auftauchen. 

7. Stimmt das Service-Level-Agreement? 

Dabei spielt es nicht nur eine Rolle, ob Sie bei Problemen Support bekommen, sondern auch, wie dieser abläuft. Bekommen Sie technisch versierte Antworten, die Ihnen einfach erklärt werden? Haben Sie das Gefühl, die Mitarbeiter kennen sich mit der Thematik aus und bieten Ihnen kompetente, unkomplizierte Lösungsvorschläge an? Falls ja, haben Sie sicher nichts zu befürchten, wenn Sie im späteren Verlauf einmal Funktionen erweitern oder Nebenstellen hinzufügen möchten. 

8. Unterstützt der Anbieter die gängigen SIP-Phones in Europa? 

SIP-Phones, wie Snom, Yealink, Panasonic oder Unify, gelten als moderne Wegbereiter der All-IP-Telefonie. Die gängigsten Anbieter und Modelle sollte Ihr Telefonanlagen-Anbieter im Programm haben bzw. Sie dazu auch kompetent beraten können. Fragen Sie danach! 

9. Unterstützt der Anbieter Ihre verwendeten Endgeräte? 

Checken Sie im Vorfeld, ob alle Ihre Endgeräte, wie Smartphones (mit Verträgen unterschiedlicher Mobilfunkanbieter!) und bestehende Telefonapparate auch in das neue VoIP-System integrierbar sind und ob die angebotenen Soft Clients auf Ihren Betriebssystemen funktionieren. 

10. Stellt der Anbieter ausreichend Dokumentation bereit?

Um sich und all Ihre Mitarbeiter technisch up-to-date zu halten, ist es von Vorteil, ihnen Handbücher, Bedienungsanleitungen und Tutorials an die Hand zu geben. Ein professioneller IP-Cloud-Anbieter stellt solche Unterlagen zur Verfügung und bietet darüber hinaus Schulungen an. 

11. Verfügt der Anbieter über ein ansprechendes Self-Service-Portal? 

Vergewissern Sie sich, dass Ihnen ein Self-Service-Portal für Ihre VoIP-Telefonanlage zur Verfügung gestellt wird, welches Sie in Ihrem Webbrowser leicht bedienen können. Machen Sie sich einen ersten Eindruck davon – im Idealfall gibt es eine kostenlose Demo. Ist es klar strukturiert, einfach zu nutzen und grafisch anschaulich aufbereitet? 

12. Ist der Anbieter ein All-in-One-Anbieter? 

Im Idealfall bietet Ihr Anbieter nicht nur die VoIP-Telefonanlage, sondern wird gleichzeitig auch Ihr neuer Netzbetreiber. So ist er für die gesamte Telefonie und deren Tarife zuständig. Ihre Rufnummer wird also vom selben Netzbetreiber gehostet, der sich als PBX-Betreiber auch um Ihre neue Telefonanlage kümmert. Lizenz- und Telefonkosten kommen vom selben Anbieter, was Ihnen Zeitersparnis bringt und den Service erleichtert. 

13. Ist Ihre neue IP-Telefonanlage sicher? 

Um eine sichere Verbindung zu gewährleisten, gibt es einige Punkte zu beachten. Der Server Ihrer neuen Anlage sollte sich innerhalb der EU befinden und damit die rechtlichen Rahmenbedingungen, wie den strengen Datenschutz, erfüllen. Informieren Sie sich außerdem über die Sicherheiten bei einem eventuellen Ausfall der Anlage. Werden die gängigen Sicherheitsmaßnahmen, wie IP-Filter, Fraud-Alarmierung und Anrufverschlüsselung gewährleistet?

Bonus-Kriterium: Stimmt das „Bauchgefühl“ bzw. die Chemie mit dem VoIP-Anbieter?

Eine gute Beziehung zwischen Cloud-Telefonie-Anbieter und Unternehmen ist ein absolutes Muss! Nur wenn Sie sich als Kund/in „wohlfühlen“ und mit Beratung, Support und Gesprächsklima zufrieden sind, wird Sie auch Ihre VoIP-Telefonie-Lösung langfristig zufriedenstellen.

Fazit: Drum prüfe, wer sich (ewig) bindet!

Wenn technische und wirtschaftliche Details mit Ihren Bedürfnissen zusammenpassen, muss natürlich auch die Chemie zwischen Ihnen und dem Anbieter stimmen. Manchmal hilft es auch, auf das Bauchgefühl zu vertrauen. Denn darauf ist doch fast immer Verlass. 

Sehen Sie den Wechsel auf VoIP-Telefonie als Chance, denn All-IP bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeit, Kosten und Nerven einzusparen – welche Sie übrigens auch sparen, wenn Sie gleich die richtige Entscheidung treffen. 

Legen Sie die 13 Kriterien gerne auf unser Angebot an: yuu Phone – Die flexible VoIP-Telefonanlage aus der Cloud. Sehr gerne beraten wir Sie dazu persönlich! 

Unsere kostenlose Checkliste unterstützt Sie zusätzlich beim Umstieg auf die neue VoIP-Telefonanlage: