Braucht jedes Unternehmen eine VoIP-Telefonanlage?

Lassen Sie uns zunächst eine Ebene höher ansetzen und die Frage stellen: Wer braucht im Zeitalter von Skype, WhatsApp, iFace und Smartphones überhaupt noch eine Telefonanlage?

Hier lassen sich anhand der heutigen Anforderungen im telefonischen Kundenservice einige Punkte herausstellen, die es sinnvoll machen, eine Telefonanlage zu nutzen. Hier nur einige wenige Beispiele:

• Warteschleifenfunktionen für spezialisierte Serviceteams und Überläufe zu externen Dienstleistern
• Dedizierte Ansagen für Abwesenheiten
• Tastenauswahl (DTMF) für eine direkte Zustellung in eine bestimmte Abteilung (IVR-System)
• Ringrufe und Übernahme von Anrufen zu Kollegen

Diese wenigen Beispiele zeigen Ihnen, was mit klassischen Handys und Skype for Business nicht einfach mal so umsetzbar ist! Dazu gehören auch andere Grundfunktionen wie Notrufe abzusetzen oder die Verwendung von Tischapparaten.

Kennen Sie außerdem schon diese 7 praktischen Telefonanlagen-Features?

Sucht man also nach einer professionellen, flexiblen Telefonlösung mit den neusten Funktionen, wird man als Start-up-Unternehmer oder auch als klassisches KMU recht rasch bei einer VoIP-Telefonanlage fündig.

Da die allgemeine Frage nach dem grundsätzlichen Nutzen einer Telefonanlage mit einem klaren „Ja“ beantwortet werden kann, kommen wir also zurück zur Eingangsfrage:

Braucht ein Unternehmen eine VoIP-Telefonanlage oder reicht eine herkömmliche ISDN-Anlage? Und was sind die Vorteile der neuen Technologie? 

Wir möchten Ihnen die Antwort mithilfe eines praktischen Beispiels geben. 

Beispiel: Wie expandierende Unternehmen von einer VoIP-Telefonanlage profitieren können

Die Anforderung: Ein Unternehmen wächst

Unser fiktives Beispiel-Unternehmen im Überblick:

• Mittelständisches Unternehmen aus Österreich
• Bestehender Standort soll wachsen
• Eine Vertriebsniederlassung in Deutschland wird eröffnet, zunächst mit 10 Mitarbeiter:innen und Verdoppelung bis Jahresende
• Mitarbeiter:innen arbeiten am Standort, mobil, vor Ort bei Kund:innen und im Homeoffice

Herr Profit, Geschäftsführer eines österreichischen mittelständischen Unternehmens in der Nähe von Salzburg, plant eine Expansion. Der bestehende Standort soll wachsen, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgenommen werden und in Bayern ist die Eröffnung einer Vertriebsniederlassung geplant. 

Die Strategie ist klar und die Firmengründung in Deutschland mit Eintrag im Handelsregister wird bald erfolgen. Auch Büroräume in der Nähe von München wurden bereits gefunden und sind in Kürze bezugsfertig. In den bestehenden Räumlichkeiten am Hauptstandort werden Arbeitsplätze aufgebaut und die notwendigen technischen Ressourcen erweitert. Dazu zählen unter anderem die Telefonleitungen und die Internetanbindung. 

Nun sind aber operative Fragen offen:

• Welche Internetanbindung bzw. Bandbreite ist am neuen Standort nötig?
• Wie soll die telefonische Erreichbarkeit realisiert werden?
• Was und wie viel muss am bestehenden Standort in Salzburg technisch erweitert werden, um die neuen Arbeitsplätze ausreichend auszustatten? Klar ist, dass jeder Arbeitsplatz zumindest mit PC und Tischtelefon bestückt werden soll.
• Welches Telefonsystem kann gekauft oder gemietet werden, das flexibel genug für weitere Expansionen ist?

Expandierende Unternehmen profitieren enorm von der Flexibilität einer modernen VoIP-Telefonanlage.

Im persönlichen Gespräch mit seinem IT- bzw. Telefonanlagen-Verantwortlichen erfährt Herr Profit, dass eine Erweiterung der Telefonanlage am Hauptstandort möglich ist. Dazu sind aber zusätzliche ISDN-Steckkarten nötig und die Verkabelung muss erweitert werden. Ein externer Dienstleister müsste den Umbau der Anlage durchführen. Derartige Aufgaben sind nicht im Wartungsvertrag inkludiert und ein Angebot muss eingeholt werden. 

Am Niederlassungsstandort plant Herr Profit zehn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Start, mit einer Option auf Verdoppelung bis Jahresende, wenn die Geschäfte gut laufen. Hier stellt sich also die Frage, welches Telefonsystem gekauft oder gemietet werden soll und ob es flexibel genug für weitere Expansionen ist. 

Die Vertriebsmitarbeiter werden außerdem direkte Kundenbesuche vor Ort durchführen und sind sehr mobil. Ein Kollege bat beim Einstellungsgespräch um die Möglichkeit temporär von zu Hause arbeiten zu können. Flexible Arbeitsmodelle sind in den meisten Unternehmen bereits angekommen, die direkte Erreichbarkeit seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist Herrn Profit aber auch hierbei sehr wichtig.

In den ersten Monaten, bis ein Niederlassungsleiter für Deutschland gefunden ist, wird Herr Profit persönlich zweimal wöchentlich pendeln. Für ihn ist die Erreichbarkeit für Kund:innen und Mitarbeiter:innen besonders wichtig und soll einfach gelöst sein.

Lesen Sie dazu auch:  7 Wege, wie eine Cloud-Telefonie-Lösung Homeoffice unterstützt

Spätestens in dieser Phase des Projekts stoßen Herr Profit und sein IT-Verantwortlicher auf Herausforderungen, die mit klassischen Telefonanlagen und Handys schwer zu lösen sind. Es mangelt an Flexibilität und hohe Kosten sind zu erwarten! 

Herr Profit spielt also mit dem Gedanken, auf eine moderne VoIP-Telefonanlage zu wechseln. Im Gespräch mit befreundeten Geschäftspartnern, die diesen Schritt bereits erfolgreich hinter sich gebracht haben, erfährt er von unterschiedlichen Lösungen: vor Ort installierte VoIP-Anlagen mit Querverbindungen zwischen den Standorten und anderen, bei denen der Anbieter die Anlage als Dienst gehostet im Rechenzentrum zur Verfügung stellt (Cloud-Service).

Die Praxis: Eine VoIP-Telefonanlage bringt's

Wie bei solchen Umstiegsprojekten üblich, wird nach einer Definitionsphase des Projekts damit begonnen, unterschiedliche Offerte einzuholen bzw. Anbieter einzuladen. Achten Sie dabei auf 13 Kriterien, die Ihr neuer VoIP-Anbieter erfüllen sollte.

Termine sind meist rasch vereinbart und die Anbieter erzählen von den Vorteilen und Möglichkeiten der neuen VoIP-Technologie, wie zum Beispiel:

• Vernetzung der Standorte
• Flexibilität
• geringe Investitionskosten
• bei Cloud-Lösungen wegfallende Wartungsverträge
• sowie neue Möglichkeiten zur Standorte-Zusammenarbeit mithilfe von Collaboration Tools wie Chat, Konferenz, Screensharing und der Einbindung von Mobile Devices.

Lesen Sie zu den Kostenvorteilen auch: So können Unternehmen mit einer Cloud-Telefonanlage Kosten sparen

Lassen Sie sich die Vorteile moderner VoIP-Telefonie auch hier im Video von einem unserer yuutel Experten erklären:

Zurück zu unserem Beispiel:

Herr Profit entscheidet sich mit seinem IT-Leiter – nennen wir ihn nun Franz Technik – dazu, eine kostenlose Teststellung auszuprobieren.

Gemeinsam greift man auf eine Cloud-Lösung zurück:

• Dadurch können Arbeitsaufwände und technische Ressourcen aus der IT, die andere Kernaufgaben verfolgt, ausgelagert werden – bei gleichzeitig voller Kontrolle.
• Sie verspricht einfache Bedienung im Web-Selfservice-Portal.

Das Setup nimmt nur wenige Minuten in Anspruch:

• Das SIP-Phone wird im Free Trial-Zugang eingerichtet,
• der Soft Client wird installiert,
• Testanrufe werden durchgeführt.
  
  

Es zeigt sich, wie einfach am bestehenden Standort in Salzburg die alte Telefonanlage abgelöst werden kann!

Eine Erweiterung des Systems um die neuen Arbeitsplätze kann auch von technisch wenig versierten Personen einfach durchgeführt werden:

• Neue Durchwahl und MAC-Adresse des SIP-Phones eintragen,
• Stammdaten des Users hinterlegen – und schon kann lostelefoniert werden.

Herr Technik, immer auf Sicherheit bedacht, behält sich vor, zu einem späteren Zeitpunkt einige Stellschrauben nachjustieren zu können. Beispielsweise:

• Rufprofile, um teure Anrufe zu unterbinden
• IP-VIP-Listing für die Standorte
• Verschlüsselung der Anrufe mit SIPS und SRTP

In Phase 2 des Tests wird die neue Niederlassung in Deutschland mit eingebunden. Den Empfehlungen des Anbieters folgend, reserviert man 100 kBits/Sek pro Gespräch an der Internetanbindung. Die Mitarbeiter:innen in Deutschland nutzen umgehend die Chat-Funktion, um mit Salzburg Nachrichten auszutauschen oder rufen einfach kostenlos und netzintern dort an. Herr Profit weiß nun auch, dass er dem Kollegen, der Home Office nutzen will, getrost zusagen kann – technisch kein Problem. 

Auf seinem eigenen Smartphone installiert Herr Profit den Mobile Client (Smartphone-App), weil er somit an jedem der Standorte unter derselben Festnetznummer mit Durchwahl erreichbar ist! 

Die Zukunft: Flexibel bleiben

Als die rund einwöchige Testphase abgeschlossen ist, sind Herr Profit und sein IT-Verantwortlicher Franz Technik voll von einem modernen VoIP-Telefonsystem aus der Cloud überzeugt.

Dennoch möchten sie unbedingt noch klären, auch in Zukunft über die bestehende Salzburger Telefonnummer erreichbar zu sein. Da die Gesetzeslage dies vorsieht, kann der Anbieter ihm das bestätigen und bietet auch noch an, eine deutsche Rufnummer zu schalten. 

Immer einen guten Kundenservice im Auge, überlegt Herr Profit bereits, ob nicht noch eine kostenlose 0800-Servicerufnummer für seine Kundinnen und Kunden Sinn macht. 

Zu guter Letzt verhandelt Herr Profit noch einen guten Anruftarif nach Belgien und in die Niederlande heraus, denn dort sind seine wichtigsten Lieferanten, mit denen er oft und viel telefoniert.

Muss jedes Unternehmen auf eine Cloud-Telefonanlage umsteigen?

Kommen wir also nun zurück zu unserer Ausgangsfrage: Braucht jedes Unternehmen eine VoIP-Telefonanlage? Diese einfache und geschlossene Frage lässt sich wahrheitsgemäß am ehesten mit einem „Jein“ beantworten. 😊 Denn natürlich tun auch alte Systeme und Brückenlösungen ihren Dienst.

Klar ist aber: Der Umstieg auf eine neue, moderne VoIP-Telefonanlage ist einfach geworden. Man nutzt die altbekannten Funktionen und erweitert sie um moderne Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Firmen. Die Telefonanlage lässt sich problemlos in bestehende Systeme integrieren und optimiert Prozesse in Ihrem Unternehmen. Das spart Zeit, Geld und schont die Nerven.

Eine VoIP-Telefonanlage passt sich flexibel Ihren Anforderungen an und wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Pay-per-use ist eines der Schlagworte, das Ihnen dabei helfen wird, Kosten zu sparen und noch individueller auf Ihre Anforderungen einzugehen.

Lesen Sie hier, welche Vorteile moderne VoIP-Telefonie-Lösungen insbesondere für Gesundheitsdienste, Banken und Versicherungen oder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Kanzleien bringen.

Welche Art von VoIP-Lösung ist die „richtige“ für mich?

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