VoIP-Telefonie: 7 coole Telefonanlagen-Features, die Sie kennen müssen

Weitere Informationen zu VoIP-Telefonie lesen Sie im umfassenden VoIP-Telefonie-Guide von yuutel.

Wir möchten Ihnen in diesem Blogartikel 7 Funktionen von Telefonen vorstellen, die Ihnen das Arbeiten erleichtern und Ihre Kundinnen und Kunden noch zufriedener stimmen werden: 

7 praktische Funktionen Ihrer VoIP-Telefonanlage, die Ihnen den Alltag erleichtern:

1. Automatischer Rückruf, wenn Kolleg:innen nicht erreichbar sind oder die Leitung besetzt ist

Diese Funktion erlaubt es Ihnen, eine intern angerufene Telefonnummer „überwachen“ zu lassen. Sollte bei Ihrem Kollegen besetzt sein, stellt die Telefonanlage die Verbindung zwischen Ihnen und dem Kollegen automatisch her, sobald er wieder erreichbar ist. Gleiches gilt, wenn die andere Person den Anruf beim ersten Mal nicht annimmt. Hier reagiert die Telefonanlage, sobald diese Person wieder eine Aktion mit ihrem Tischapparat durchführt.

Mit einem kleinen Schmunzeln bitten wir Sie zur Vorsicht: Sollte dieser Rückruf lange nach dem ersten Versuch stattfinden, kann es leicht sein, dass Sie nicht mehr wissen, warum Sie Ihren Kollegen eigentlich sprechen wollten. 🙂 

2. Paralleles Läuten

Besonders wichtige Anrufe will man keinesfalls verpassen. Trotzdem wollen Sie nicht stundenlang vor dem Telefonapparat sitzen und drauf warten, dass er gleich läuten wird. Mit dieser Funktion können Sie den Anruf bei Geräten in anderen Räumen mitläuten lassen.

Die meisten modernen Cloud-Telefonanlagen können auch externe Endgeräte, wie zum Beispiel Smartphones parallel anrufen. Bitte beachten Sie dabei, dass eventuell Weiterleitungskosten entstehen, wenn Sie den Anruf über das Handy annehmen.

Unser Tipp: Stellen Sie diese Funktion so ein, dass auf den anderen Apparaten nach Entgegennahme des Gesprächs kein verpasster Anruf angezeigt wird.

3. Anzeige von verpassten Anrufen, die durch Call Picking an anderer Stelle beantwortet wurden

Auch dieses Feature interessiert Nutzer:innen, die auf wichtige Anrufe warten oder nichts verpassen wollen: Im Normalfall werden Anrufe, die von einer Kollegin während Ihrer Abwesenheit beantwortet wurden, bei Ihnen nicht als verpasste Calls angezeigt. Man geht davon aus, dass die Kollegin dem Anrufer helfen konnte oder Ihnen eine Nachricht hinterlässt.

Gute Telefonanlagen können den Anruf dennoch als „Missed Call“ bei Ihnen anzeigen. So behalten Sie garantiert einen Überblick und können gegebenenfalls bei Ihrer Kollegin nachfragen. 

4. Chef-Assistenz-Funktion

Wenn ein Assistent die Anrufe der Chefin oder des Chefs übernehmen soll, wird dies meist sehr unbürokratisch mit einer einfachen, unbedingten Rufweiterleitung aller Anrufe gelöst. Viele Telefonanlagen können jedoch mehr: Sie haben eine MAS (Manager Assistent)-Funktion bzw. Chef/Sek-Funktion.

Hier ist es möglich, einem Assistenten mehrere Chef:innen zuzuordnen oder umgekehrt, einem Manager mehrere Assistenten. Der Manager legt fest, ob er VIP-Nummern trotz der Rufumleitung zu seinem Apparat durchklingeln lassen möchte.

Außerdem kann konfiguriert werden, ob der Assistent die Anrufe vom Chef sofort weitergeleitet bekommt oder ob er eine Anrufbenachrichtigung erhält. 

5. Telefonsperre

Vor unbefugter Inbetriebnahme von Telefonapparaten oder sogar teuren Anrufkosten ins Ausland können Sie sich am besten durch eine Telefonsperre schützen. Sperren Sie z.B. Apparate, die in abgelegenen Betriebsräumlichkeiten aufgestellt sind.

Unser Tipp: Diese Funktion können Sie auch bei Ihrem Tischtelefon einsetzen, wenn Sie beispielsweise auf Urlaub gehen.

6. Manuelle Nachtschaltung

Viele Unternehmen lassen in den Nachtstunden ein Ansageband oder einen Anrufbeantworter laufen. Diese Nachtschaltung können Sie auch manuell aktivieren, beispielsweise in den Betriebsferien oder an besonderen Tagen wie dem 24. und 31. Dezember. Dies ist ein entscheidendes Kriterium im telefonischen Kundenservice! 

7. Anzeige einer allgemeinen Servicerufnummer ohne Durchwahlen

Diese Funktion wird gerne von Kundenservice-Teams oder Mitarbeiter:innen im Außendienst verwendet. Sie dient dazu, dem angerufenen Teilnehmer statt der individuellen Telefonnummer mit Durchwahl eine allgemeine Servicehotline oder keine Rufnummer anzuzeigen.

Die Servicerufnummer (z.B. 0800 123456) wird dabei als sogenannte „Additional Calling Number“ mit der eigentlichen Festnetz- oder Netznummer mitgesendet. Bei Interesse an einer solchen Servicerufnummer kontaktieren Sie uns gerne!

Nicht alle Netzbetreiber unterstützen diese Funktion. Daher kann es in seltenen Fällen dazu kommen, dass Ihre Gegenstelle trotzdem Ihre Festnetznummer sieht. Die Rufnummer zu unterdrücken, ist eine gängige Praxis, um „anonym“ anzurufen. Doch auch dies kann von der Gegenstelle aufgehoben werden, zum Beispiel wenn der Angerufene die Sicherheitsvertrauensperson im Unternehmen ist.

Unser Tipp: Bei österreichischen Handynetzbetreibern können Sie im Allgemeinen auch einen anonymen Anruf durchführen, indem Sie #31# vor die gerufene Telefonnummer tippen.

Müssen Sie sich das alles merken? Nein!

Alle genannten Funktionen können mit sogenannten Steuercodes ein- und ausgeschaltet werden. 😉 Erkundigen Sie sich einfach beim Verantwortlichen Ihrer Telefonanlage über diese Codes!

Welche dieser Top-VoIP-Funktionen bietet yuutel?
Hier bekommen Sie einen Überblick über alle Funktionen und Features der yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel.

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