VoIP-Telefonie für KMU: Wie alle im Unternehmen davon profitieren

Anrufe über VoIP-Netze sind technisch anders gelöst als mit dem herkömmlichen digitalen ISDN-Telefonnetz:

• Zunächst wird der Anruf durch einen Benutzer gestartet. Dies geschieht meistens durch Wählen einer Telefonnummer am Tischtelefon oder einem anderen Client (z.B. Softphone am PC).
• Der Rufaufbau erfolgt durch ein in IP-Netzen eingebettetes Protokoll, dem Session Initiation Protocol (SIP). Hebt die Gegenstelle ab, wird auf das RTP Protocol (Real-Time Transport Protocol) gewechselt, bei dem die menschliche Sprache digitalisiert übertragen wird.
• Um diesen Audiostream wieder hörbar zu machen, muss jeweils am Ende encodiert werden.

Über WhatsApp zu telefonieren oder mit Skype einen Videoanruf zu tätigen, kennen Sie wahrscheinlich aus dem privaten Umfeld. Aber wie steht es mit Voice-over-IP im Business – was bringt Ihnen das ganz konkret und vor allem wirtschaftlich? Das haben wir Ihnen in diesem Blogartikel zusammengetragen:

10 Vorteile von VoIP-Telefonie für das gesamte Unternehmen

Vorteile von All-IP aus Sicht des IT-Leiters

Bisherige Situation: Oftmals waren diejenigen, die für das Computernetz im Unternehmen verantwortlich sind, auch für die Telefonanlage zuständig. Das machte Sinn, da alte ISDN-Anlagen technisch komplex zu konfigurieren waren. Im Alltag wurde das Thema aber gerne stiefmütterlich behandelt. Viele Unternehmen waren froh, dass das Telefonie-System funktionierte und änderten Einstellungen nur, wenn es absolut notwendig war. Aufgrund der sporadischen Handgriffe, musste man bei ungewöhnlicheren Anforderungen oft teure technische Beratung hinzuziehen. Die Mitarbeiter/innen selbst waren mit dem System oft nicht vertraut und mussten bei Wünschen solange warten, bis der IT-Leiter Zeit hatte oder aus dem Urlaub zurückgekommen war. Mit VoIP ist das anders!

1. Leichtere Bedienbarkeit und mehr Zeit für wesentliche Aufgaben

Mit modernen VoIP-Telefonie-Lösungen kommen in der Regel nutzerfreundliche Web-Oberflächen einher. Konfigurationen wie das Anlegen neuer Durchwahlen, Nachtansagen, Feiertagsabwesenheiten bis hin zu Ringrufen können schnell und einfach integriert werden.

Auf diese Weise können Cloud-Telefonanlagen auch von technisch weniger affinen Personen umgesetzt werden. Das schafft der IT-Abteilung freie Ressourcen für wesentlichere Aufgaben und spart somit Zeit und Geld.

2. Einfaches Verwalten der Telefonanlage

In Zeiten von Breitband-Internetanschlüssen muss die Hardware, also die Telefonanlage selbst, nicht einmal mehr im Serverraum des Unternehmens stehen. Sie kann ins Rechenzentrum ausgelagert werden. Das schafft wiederum Platz und senkt die Stromkosten für die Kühlung. Die Verfügbarkeit des Telefondienstes wird in der Regel im Rechenzentrum eine wesentlich höhere sein als am Kundenstandort selbst.

Lesen Sie in der Success-Story unseres Kunden Schalk Mühle, wie einfach eine VoIP-Telefonanlage auch von kleineren Betrieben selbst verwaltet werden kann:

3. Mehr Sicherheit

Für Sicherheit sorgt ebenfalls die Redundanz der Anbieter sowie zusätzlich die Verschlüsselung der Anrufe beim Rufaufbau mit SIP (Verschlüsselung von SIP über TLS) und im Gespräch selbst mit Secure RTP. Auch ein europäischer Rechenzentrumstandort erhöht die Sicherheit beim Telefonieren mit VoIP-Lösungen.

Lesen Sie mehr dazu: Wie sicher ist Cloud-Telefonie in der Praxis?

Unser Tipp: Ein „softer“ Umstieg auf VoIP mit SIP Trunking!

Sollten Sie Ihre bestehende Telefonanlage erst vor wenigen Jahren angeschafft haben, als ein Wechsel zu VoIP noch nicht relevant war, so prüfen Sie mit Hilfe des Handbuches, ob IP-Fähigkeit gegeben ist. Viele Anbieter haben das unter dem Namen „SIP-Account“ im Menü zusammengetragen.

Sollte dies der Fall sein, besteht die Möglichkeit, einen SIP-Account eines Netzbetreibers zu erhalten, über den Sie dann zu günstigen Tarifen ins öffentliche Telefonnetz anrufen können und trotzdem Ihr Telefone und die damit verbundene Konfiguration weiter nutzen können.

Lesen Sie mehr dazu: Was ist SIP Trunking und wie funktioniert die Telefonie damit?

Nutzen Sie unsere Checkliste für den Umstieg auf VoIP-Telefonie – damit haben Sie alle notwendigen Todos im Blick!

Vorteile von All-IP aus Sicht des Geschäftsführers

Bisherige Situation: Bis dato waren die Festnetz- und Mobiltelefonie zwei getrennte Welten. Das muss nicht so sein: Mit Android- und iOS-Apps bieten All-IP-Systeme die Möglichkeit, das Handy als „verlängerte“ Festnetzdurchwahl zu nutzen. So brauchen Sie keine Handynummern mehr an Kunden und Lieferanten verteilen. Stattdessen wickeln Sie Ihre Business-Telefonie bequem nach dem „One Number Concept“ ab. Auch Ihre Mitarbeiter/innen sind dann mobil unter der Festnetzdurchwahl erreichbar und rufen damit vom Handy aus an!

4. Weniger Kosten

Beim Umstieg auf cloudbasierte IP-Telefonie kommt man oft in den Genuss, heute marktübliche und günstigere Tarife zu nutzen. Wir sehen das als wichtigen Grund an, lieber früher als später zu wechseln!

Lesen Sie dazu auch: Zukunftssicher telefonieren UND Kosten sparen – das yuu Phone Preismodell von yuutel

5. Fit für den digitalen Arbeitsplatz

Die Arbeitswelt wird immer mobiler, schneller und man muss sich flexibel auf die Dynamik einstellen. Moderne VoIP-Systeme bieten Schnittstellen und somit Interaktion mit Drittsystemen wie CRM oder ERP an. Mit Soft Clients am Arbeitsplatzrechner lassen sich beispielsweise schon vor dem Abheben die Rufnummer des Anrufers und somit dessen Name und Kundendaten laden. Geschäftsprozesse werden dadurch optimiert, was wiederum Geld spart und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Wie eine VoIP-Telefonanlage Ihr Unternehmen bei Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen, erfahren Sie in diesem Blogartikel: Telefonisches Homeoffice – Zuhause telefonieren wie im Büro

6. Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Verbessern Sie den Außenauftritt Ihrer Firma durch optimal konfigurierte Telefonansagen  oder Überlaufszenarien. Angenehm gestaltete Warteschleifen-Soundfiles und die Möglichkeit, Sprachnachrichten zu hinterlassen beziehungsweise Rückrufe zu buchen, steigert die Kundenzufriedenheit bei jedem Kontakt.

Lesen Sie dazu auch: 6 Telefonansagen, die jedes Unternehmen braucht

7. Einfaches Aufzeichnen der Gespräche

Es kann sehr praktisch sein, mittels Call Recording Teile eines Telefonats oder das ganze Gespräch aufzuzeichnen. Ein Beispiel dafür ist die täglich eingehende Lieferantenbestellung. Erkundigen Sie sich einfach beim Anbieter Ihrer VoIP-Telefonanlage nach dieser Möglichkeit. In manchen Branchen, wie dem Finanzmarkt, ist dies darüber hinaus gesetzlich geregelt.

Lesen Sie dazu auch: Call Recording – So zeichnen Sie rechtssicher Telefonate auf

8. Schnelle und kostengünstige Lizenzen

Besonderen Wert haben Anbieter der All-IP-Systeme auf die Skalierbarkeit und den Einsatz von Callcenter-Funktionalitäten gelegt. Somit sind teure Erweiterungen der ISDN-Karten nun ein Thema der Vergangenheit! Sie werden bei einer VoIP-Telefonie-Lösung durch ein einfaches Erhöhen von User-Lizenzen am Server erledigt. Das ist eine Arbeit von wenigen Minuten.

Erweiterte Callcenter-Funktionen wie Online-Wallboards, -Statistiken oder VIP-Priorisierung werden auch im mittelständischen Kundenbereich immer mehr verlangt.

Status quo: 4 von 10 Unternehmen telefonieren 2022 bereits mit VoIP

Laut einer  Studie von MindTake telefonieren bereits 39 Prozent der österreichischen Unternehmen mit einer VoIP- oder Cloud-Telefonie-Lösung. Drei Viertel der Unternehmen, die aktuell noch keine IP-Telefonie-Lösung verwenden, können sich grundsätzlich einen künftigen Umstieg auf eine VoIP- oder Cloud-Telefonanlage vorstellen. Davon plant jedes achte Unternehmen, noch im Jahr 2022 auf eine IP-basierte Telefonie-Lösung umsatteln.

Den kompletten Studienband können Sie hier kostenlos herunterladen:

Vorteile von All-IP aus Sicht von Mitarbeiter:innen

Bisherige Situation: Telefonieren ist für Mitarbeiter/innen im Allgemeinen – mal abgesehen vom klassischen Callcenter-Agent – mehr Mittel zum Zweck. Dabei kann Telefonieren eine freudige Arbeitserleichterung sein!

9. Einfacheres und effizienteres Arbeiten

Mit einer cloudbasierten VoIP-Telefonanlage gibt es viele neue Features, die den Arbeitsalltag erleichtern! Wie oft vertippen Sie sich beispielsweise, wenn Sie jemanden zurückrufen möchten? Mit dem Click-2-Call-Feature können Sie bequem mit einem Tastendruck die Nummer aus einer E-Mail-Signatur anrufen. Vertippen ist somit ausgeschlossen – das spart wertvolle Zeit.

Lesen Sie dazu auch: Click-to-Call – Höhere Conversions für Ihre Website mit Browser-Anrufen

10. Selbstständiges Integrieren

Features wie freihändig über den PC mit Headset zu telefonieren, individuelle Ansagen, Rufweiterleitungen, Nacht- und Urlaubsschaltungen, Ringrufe, Telefonkonferenzen, Blocklists/VIP-Lists u.v.m. lassen sich mit einer VoIP-Telefonanlage schnell und simpel einstellen. So brauchen Ihre Mitarbeiter/Innen nicht mehr auf den IT-Spezialisten warten oder in Handbüchern nachschlagen. Gestalten Sie Ihre Arbeitsstruktur und Ihre Arbeitsmittel persönlicher und effizienter.

Unser Tipp: Verschaffen Sie sich vor dem Wechsel auf VoIP einen Überblick über den Ist-Zustand. Welche Features benutzen Sie und welche Anforderungen haben Sie? Welche Soundfiles möchten Sie ggf. neu einsprechen? Welche Nummern sollten unbedingt übernommen werden? Eine gute Vorbereitung spart Ihnen jede Menge Stress und Zeit!

Weitere Tipps dazu lesen Sie hier: 5 Tipps für die Einführung – So gelingt der Umstieg auf die VoIP-Telefonanlage

Fazit: Stehen Sie der All-IP-Umstellung offen gegenüber – sie bringt viele Vorteile!

Die Abschaltung des ISDN-Netzes ist nicht nur in aller Munde, sondern schreitet in großen Schritten voran. In Deutschland wird die Telekom die Umstellung bereits bis Ende 2019 vollzogen haben und im Rest von Europa sind alle Netzbetreiber mit der Umstellung auf All-IP bis zum Endkundenanschluss beschäftigt.

Anstatt zu versuchen, Ihre alten Systeme mühsam mit Technologiewandlern weiterzubetreiben, sollten Sie dem neuen Thema mit Offenheit entgegentreten. Die Vorteile, die VoIP für Ihr gesamtes klein- oder mittelständisches Unternehmen bereithält, sind dabei ein großer Aspekt und überwiegen!

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