Der erste Eindruck zählt: 6 Tipps für professionelle Telefonansagen

Wann beginnt exzellenter Kundenservice am Telefon? Richtig, mit dem ersten Klingeln!

Ihre Telefonansage kann einer der ersten Kontaktpunkte zu einem (potenziellen) Kunden sein. Sorgen Sie also dafür, dass sich Ihre Anruferin oder Ihr Anrufer vom Start weg wohl und willkommen fühlt – besonders dann, wenn es länger dauert oder sie gerade nicht erreichbar sind.

Es lohnt sich, der Konzeption und Produktion Ihrer Ansagen und Warteschleifen die nötige Aufmerksamkeit zu schenken, denn: für professionelle Ansagen gibt es viele sinnvolle Einsatzmöglichkeiten, die Ihnen und Ihren Anrufer:innen den Alltag erleichtern und Klarheit schaffen!

Lesen Sie dazu auch: 6 Telefonansagen, die jedes Unternehmen braucht

Perfekter Service am Telefon startet mit einer guten Ansage!

Ob eine geschäftliche Telefonansage gut ist, hängt davon ab, ob sie die Bedürfnisse der Anrufer:innen erfüllt. Das könnte eine freundliche Begrüßung, die Information zu den Geschäfts- bzw. Öffnungszeiten oder schlicht und einfach der Grund, warum ein Unternehmen momentan nicht erreichbar ist, sein.

Lesetipp: In unserer kostenlosen Checkliste „Perfekte Telefonansagen“ finden Sie erprobte Ansagen-Textbausteine für verschiedene Anwendungsfälle.

Eine gute Warteschleifen-Ansage soll Ihre Anrufer:innen mit den wichtigsten Informationen versorgen und einen positiven Eindruck hinterlassen.

Ein weiterer Faktor ist die Qualität der Ansage selbst, denn sie ist Grundvoraussetzung dafür, dass Ihre Botschaften überhaupt zu Ihren Anruferinnen und Anrufern durchdringen. Eine Telefonansage, die etwa rauscht, schwer verständlich oder schlicht unangenehm ist, möchte niemand aufmerksam zu Ende hören. Für eine professionelle Qualität der Ansagen sind viele Faktoren verantwortlich.

Als Grundsatz gilt: Sparen Sie an Ihren Telefonansagen, sparen Sie am Service für Ihre Kundinnen und Kunden! Das rächt sich gleich mehrfach, z.B. indem Anrufer:innen verunsichert oder genervt sind, oder gleich direkt bei der Konkurrenz durchklingeln.

Darauf sollten Sie bei Ihrer Telefonansage achten

Das sind die 6 wichtigsten Gründe, warum Sie die Produktion einer hochwertigen Telefonansage an einen spezialisierten Service-Dienstleister auslagern sollten:

1. Hohe Qualität der Tonaufnahme

„Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.“

Das gilt auch für die Audioqualität von Telefonansagen.

Die hohe Qualität einer professionellen Aufnahme ist auf die Samplingfrequenz („Abtastrate“) von 8 kHz zurückzuführen. Telefonanlagen – selbst modernste Cloud-Telefonie-Systeme – benötigen Audiodateien, wie Ansagen oder Musik, immer in der Auflösung 8 kHz Samplingfrequenz, 16 bit, Mono. Aufnahmen mit höheren Samplingfrequenzen können nicht richtig wiedergegeben werden und bleiben als Rauschen übrig.

In einem professionellen Tonstudio werden zudem Hintergrundgeräusche, etwaiges Rauschen oder ein Nachhall der Stimme bei der Produktion durch erfahrene Tontechniker:innen herausgefiltert bzw. von Vorneherein vermieden.  Darüber hinaus werden die Aufnahmen professionell nachbearbeitet und geschnitten.

2. Professionelle Stimmen

Hauptberufliche Sprecherinnen und Sprecher tragen wesentlich zu einer herausragenden Qualität der Ansage bei. Ihre Stimmen sind speziell trainiert und sie achten auf eine präzise, klar verständliche Aussprache. In der Sprecher-Datenbank eines guten Service-Dienstleisters können Sie zwischen Sprecher:innen mit unterschiedlichen Stimmcharakteren wählen – ganz so, wie es am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Unser Tipp: Achten Sie bei der Wahl „Ihrer“ Ansagen-Stimme auf eine konstante Verfügbarkeit der Sprecher:in. So können Sie zusätzliche Ansagen mit der gleichen Stimme nachproduzieren lassen.

3. Verschiedene Sprachen

Sie haben internationale Kundinnen und Kunden? Dann kann es für Sie relevant sein, Ihre Ansage in verschiedenen Sprachen produzieren zu lassen. Lassen Sie Ansagen in einer Fremdsprache unbedingt durch einen muttersprachlichen Profi einsprechen! Nur Native Speaker garantieren eine korrekte, authentische Aussprache – und überzeugen damit Ihre internationalen Anrufer:innen! 

Professionelle Produzenten bieten in der Regel eine Übersetzung Ihrer Ansagetexte in unterschiedliche Sprachen an.

Unser Tipp: Damit Ihren Anruferinnen und Anrufern je nach Herkunft die passende Telefonansage ausgespielt wird, können Sie länderspezifisches Routing einsetzen.

4. Vorbereitungen für den Notfall

Ob Hackerangriff, Stromausfall oder technisches Gebrechen: Kein Unternehmen ist vor unerwarteten Ereignissen gefeit! Im Krisenfall ist es umso wichtiger, für Ihre Kunden erreichbar zu bleiben und sie über die Ausnahmesituation und z.B. geänderte Servicezeiten zu informieren.

Eine entsprechende Telefonansage ist dabei das A und O! Wenn es schnell gehen muss, bieten professionelle Anbieter Express-Bestellungen an – die georderte Ansage können Sie innerhalb von 24 Stunden einsetzen. Auch fertige Standard-Notfallansagen finden sich meist im Repertoire.

Unser Tipp: Lassen Sie sich von Notfällen nicht eiskalt erwischen! Bereiten Sie vorab mehrere generische Ansagen vor, die Sie z.B. im Fall einer technischen Störung, Überlastung oder Nicht-Erreichbarkeit per Knopfdruck einspielen können.

5. Rasche und unkomplizierte Produktion

Eine hochwertige Telefonansage zu produzieren ist gar nicht so einfach – die Bestellung hingegen schon. Ein professioneller Produzent übernimmt für Sie:

• die Beratung zu individuellen Ansagetexten und Übersetzungen,
• die Reservierung des Tonstudios,
• die Auswahl und Komposition lizenzfreier Musik,
• auf Wunsch die Produktion Ihres Corporate Sounds,
• auf Wunsch die Einbindung von Sound-Effekten,
• die Buchung der Sprecherin bzw. des Sprechers,
• die zeitliche Koordinierung,
• sowie die Qualitätsprüfung der fertigen Aufnahme.
  
  

6. Kostengünstige Aufnahmen

Was viele nicht wissen: Professionelle Telefonansagen sind bereits zu einem sehr günstigen Preis erhältlich, bei yuutel ab 99 Euro.

Die Kosten für Arbeitszeit, Vorbereitung und Recherchen bei der Do-It-Yourself-Variante übersteigen in aller Regel die Produktionskosten bei einem spezialisierten Anbieter! Bedenken Sie außerdem: Ein unseriöser Eindruck durch schlecht gemachte Ansagen und Warteschleifen lässt sich nur mehr schwer korrigieren.

Das wird für die Produktion Ihrer Profi-Ansage benötigt:

Wenn Sie Ihre Telefonansage bei einem professionellen Produzenten bestellen möchten, benötigt dieser folgende Informationen:

• Den vollständigen Ansagetext: Vermerken Sie im Text die Betonung von wichtigen Wörtern und zeichnen Sie Pausen an. Halten Sie sich an etwaige Zeichen- bzw. Längenangaben. In unserer kostenlose Checkliste finden Sie erprobte Textbeispiele für unterschiedliche Anwendungsfälle.
• Die korrekte Aussprache: Damit Ihr Produzent dafür sorgen kann, dass Firmen- oder Personennamen richtig ausgesprochen werden, empfiehlt es sich, eine Audio-Datei mit der korrekten Aussprache zu übermitteln.
• Die gewünschte Sprache: z.B. Deutsch, Englisch usw.
• Das Geschlecht: Soll die Stimme Ihrer Ansagen männlich oder weiblich sein?
• Die Klangfarbe der Stimme: z.B. frisch, jung, dynamisch, kräftig, seriös, warm, weich etc.

Auf der Website des Anbieters finden Sie üblicherweise verschiedene Hörproben, aus denen Sie auswählen können.

• Sprachproben: Hier können Sie die Stimme der Sprecherin bzw. des Sprechers beurteilen, Angaben zum Tempo und zur Lautstärke machen, aber auch die Eigenschaften der Stimme erkennen.
• Musikproben: Ein professioneller Anbieter stellt für Sie lizenzfreie Musikstücke für Ihre Telefonansage oder Warteschleife bereit. Natürlich können Sie auch Ihren individuellen Corporate Sound verwenden oder produzieren lassen.

Das fertige Voice-File erhalten Sie in der Regel schon wenige Tage nach der Bestellung.

Fazit: Erfolgreiche Unternehmen überzeugen mit professionellen Ansagen!

Telefonansagen und Warteschleifen sind die akustische Visitenkarte Ihres Unternehmens – besonders dann, wenn Sie persönlich gerade nicht erreichbar sind. Um Ihre Anrufer:innen kompetent durch Wartezeiten zu begleiten, sollten Sie unbedingt auf qualitativ hochwertige Telefonansagen setzen. Achten Sie darauf, dass Ihre Ansagen professionell wirken und wählen Sie stimmungsvolle Musik, die nicht zu aufdringlich oder klischeehaft ist – und zu Ihrem Unternehmen passt.

Um auf Nummer sicher zu gehen, beauftragen Sie einen professionellen Dienstleister mit der Produktion Ihrer Ansage oder Warteschleife – es lohnt sich!

Wir produzieren Ihre professionellen Telefonansagen!

Ab 99 Euro produziert yuutel Ihre individuellen Telefonansagen mit freier Sprecher- und Musikwahl – einfach online bestellen!

Gerne beraten Sie unsere Expertinnen und Experten auch persönlich – kontaktieren Sie uns gerne hier oder unter 0800 240 40 10.

So planen Sie Schritt für Schritt Ihre perfekten Telefonansagen!

Unsere kostenlose Checkliste unterstützt Sie mit Tipps und Textbausteinen beim Konfigurieren kundenfreundlicher Telefonansagen und Warteschleifen: