Frühjahrsputz: 5 einfache Tipps, wie Sie Ihre Telefonanlage aufräumen

Telefonanlage aufräumen in 5 einfachen Schritten

1. Feiertage für das laufende Jahr einplanen

Nach den Weihnachtsfeiertagen und dem Jahreswechsel beginnt eine meist sehr intensive Arbeitsperiode, in der auch kaum Feiertage im Kalender aufscheinen. Im Frühling geht es jedoch Schlag auf Schlag mit den Feiertagen – viele sind überrumpelt, weil sie vergessen haben, die telefonische Erreichbarkeit für diese Zeiten durchzuplanen!

Jetzt aber schnell: Nehmen Sie einen Kalender zur Hand, notieren Sie die Feier-, Fenster- und Brückentage und besprechen Sie mit Ihren Kollegen das Erreichbarkeitskonzept bzw. die notwendigen Telefonansagen für Anrufbeantworter und Co.

Bedenken Sie: Nebst den gesetzlichen Feiertagen gibt es oftmals regional begrenzte, meist religiöse Feiertage, die für Ihr Geschäft relevant sein könnten – z.B. der „Andreastag“ am 30. November in der Schweiz und einigen weiteren europäischen Ländern.

Österreichweit für alle Bundesländer gelten 2022 folgende Feiertage:

Beachten Sie den 8.12. (Mariä Empfängnis) wegen der besonderen Richtlinien für den Handel, sowie den 24.12 und 31.12.

Für Marketing- und Vertriebstätigkeiten sind auch die Schulferien nicht außer Acht zu lassen.

Fenstertage in Österreich sind 2022: 07.01., 27.05., 17.06., 31.10., 09.12.

2. Ringrufe erneuern

Ringrufe dienen dazu, optimal erreichbar zu sein und keine Anrufe zu verlieren. Eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud bietet viele Möglichkeiten, Anrufer/innen automatisch nach zuvor definierten Regeln zu verteilen –  innerhalb des Unternehmens zu bestimmten Abteilungen, Personengruppen usw. Meist sind Ringrufe parallel oder seriell konfiguriert.

Lesen Sie dazu auch: 7 Anruf-Routings, die für jedes Unternehmen nützlich sind

Unser Tipp: Überprüfen Sie, welche Ringrufe aktuell eingerichtet sind:

• Sind immer noch alle Mitarbeiter und Apparate aktuell?
• Sind neue Durchwahlen hinzuzufügen oder zu löschen?
• Passen die eingestellten Uhrzeiten und Tage?
• Sind Dauer des Läutens und Überlaufziele noch aktuell und zeitgemäß?

Ein Beispiel: Einen Anrufer mehr als eine Minute am selben Apparat warten zu lassen und das noch dazu ohne Text-vor-Melden (dabei hört der Anrufer nur das typische „Läuten“) ist nicht mehr zeitgemäß. Definieren Sie stattdessen z.B. nach 30 Sekunden einen dahinter liegenden parallelen Ringruf auf weitere Apparate und spielen Sie eine angenehme Wartemusik ein.

Wie Sie Warteschleifen und Telefonansagen sinnvoll gestalten, können Sie hier nachlesen (inklusive Checkliste): 6 Telefonansagen, die jedes Unternehmen braucht.

3. Verantwortlichkeiten klären

Durchdenken Sie noch einmal gründlich, wer im Unternehmen Verantwortung für Ihr Telefonsystem trägt. Haben sich die Zuständigkeiten vielleicht verändert?

Dies kann etwa der Fall sein, wenn früher der Technik-Verantwortliche neue Durchwahlen einrichten musste, dies mit einer modernen VoIP-Telefonanlage aber nun auch technisch weniger versierte Personen übernehmen können.

Unser Tipp: Halten Sie Verantwortlichkeiten schriftlich fest und vergeben Sie diese gegebenenfalls neu. Damit schaffen Sie Klarheit und sorgen für zufriedene Benutzer im Unternehmen.

4. Durchwahlen und Funktionen prüfen

Der alte oder neue Telefon-Verantwortliche sollte sich rasch ans Werk machen und die bestehenden Konfigurationen der Telefonanlage prüfen. Alte Durchwahlen gehören gelöscht, Ringrufe und Ansagen müssen überprüft werden, bestehende und eventuell neu verfügbare Funktionen sollten einem Nützlichkeitstest unterzogen werden.

Mit dem Management gehört geklärt, ob MAS (Manager Assistent)-Funktionen eingeführt werden sollen. Bei diesem Feature wird konfiguriert, welcher Assistent welcher Führungskraft zugeordnet ist, um im Bedarfsfall Anrufe direkt übernehmen bzw. bei einem Gespräch unterstützen zu können.
 

5. Mitarbeiter/innen (nach-)schulen

Gehen Sie mit offenen Augen und Ohren durchs Unternehmen, sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen über Sinn und Unsinn beim Telefonieren. Achten Sie beispielsweise darauf, ob Mitarbeiter/innen bestimmte Telefon-Features nutzen, die auch für andere von Vorteil sein könnten. Verteilen Sie diese Information im Unternehmen und schulen Sie gegebenenfalls nach.

Beliebte Beispiele hierfür sind etwa die Do-not-Disturb-Funktion am Telefon oder das richtige An- und Abmelden von Ringrufen in der Mittagspause.

Kennt jeder bei Ihnen im Unternehmen das Click-2-Dial-Prinzip, um effizienter, rascher und ohne Vertippen zu telefonieren? Weiß jeder, wie man für einzelne Anrufe die Rufnummer unterdrückt (CLIR) oder eine gruppenspezifische Rufnummer mitsendet (Callback number)? Aus Erfahrung wissen wir: Hier gibt es immer Nachholbedarf. 🙂
 

Fazit: Entrümpeln der Telefonanlage bringt's!

Der Frühling ist und bleibt der beste Zeitpunkt im Jahr, um mit alten, angestaubten Handlungsweisen und Techniken aufzuräumen und mit Elan neu durchzustarten. Nutzen Sie diesen Schwung auch für die Entrümpelung Ihrer Telefonanlage. Sie hat es sich verdient, denn immerhin unterstützt sie Sie tagtäglich bei Ihren internen und externen Geschäftsprozessen. Und das soll auch so bleiben!

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