Kundenstory VKKJ

Cloud-Telefonanlage mit durchgängigem Nebenstellenkonzept

Skalierbare und zentral administrierbare VoIP-Telefonanlage statt Nebenstellen-Chaos

Die VKKJ (Verantwortung und Kompetenz für besondere Kinder und Jugendliche) ist ein privater, gemeinnütziger Verein, der für junge Menschen mit besonderen Bedürfnissen Untersuchungen und Behandlungen in einem interdisziplinären Setting durchführt. Mit dem Umstieg auf eine moderne VoIP-Telefonanlage wollte die Geschäftsführung nicht nur die Telefonie-Systeme aller Standorte vereinheitlichen, sondern auch die Administration und Kostenverrechnung vereinfachen.

Alle Telefone und Softclients der yuu Phone Cloud-Telefonanlage können zentral administriert werden

Zentral administrierbar

Die komplette Telefonanlage der VKKJ kann für alle Außenstellen zentral gewartet und administriert werden. Das ermöglicht z.B. ein einfaches und einheitliches Management von Telefonansagen und Anwesenheitszeiten von Mitarbeiter/innen.

Eine individuelle yuu Phone Nebenstellen für VKKJ

Logische Nebenstellen

Die gemeinsam erarbeitete Nebenstellensystematik der yuu Phone Cloud-Telefonanlage reflektiert die Kostenstellensystematik der VKKJ – dies vereinfacht und beschleunigt die Verrechnung von Leistungen.

Teilnehmer-Anzahl flexibel skalierbar mit der yuu Phone Cloud-Telefonanlage

Einfach skalierbar

Die VKKJ ist nun perfekt für laufende Personaländerungen und Standorterweiterungen gerüstet! Neue Team-Mitglieder und weitere Betreuungseinrichtungen können rasch und unkompliziert integriert werden.

Über VKKJ

Die VKKJ (Verantwortung und Kompetenz für besondere Kinder und Jugendliche) ist eine gemeinnützige Organisation, die für junge Menschen mit besonderen Bedürfnissen Untersuchungen und Behandlungen in einem interdisziplinären Setting durchführt. 1975 von betroffenen Eltern gegründet, betreut und behandelt die VKKJ heute mit 300 Mitarbeiter/innen jährlich rund 7.000 Patient/innen. Die VKKJ ist eine der führenden Organisationen im Pädiatrie-Bereich und vereint neben dem ursprünglichen Verein mit Verwaltung, Geschäftsführung und dem Tageszentrum Wiener Neustadt auch neun Ambulatorien in Wien und Niederösterreich unter einem Dach.

Die Kundenanforderung

Aufgrund der Vereinsstruktur musste die VKKJ neun Telefonsysteme mit unterschiedlichen Anlagealtern und Restnutzungsdauern verwalten. Die Administration der jeweiligen Anlagen war teilweise nur vor Ort möglich und mit hohen Aufwänden verbunden.

Es fehlte außerdem ein durchgängiges Nebenstellensystem, das die Kostenstellenlogik innerhalb der Organisation widerspiegelte. Die korrekte Kostenstellenzuordnung verursachte durch die notwendige Weiterverrechnung hohe Zusatzaufwände .

Um die Telefonsysteme zu vereinheitlichen und eine zentrale Administration zu ermöglichen, beschloss die Geschäftsführung des Umstieg auf eine IP-basierte Telefonanlage.

Die yuutel Lösung

Die Anforderungen der VKKJ konnte mit der yuu Phone Cloud-Telefonanlage und yuutel als erfahrenen Telefonie-Partner optimal erfüllt werden. Die Umstellung auf das neue Telefonie-System wurde von November 2021 bis Jänner 2022 an sechs von neun Standorten unterbrechungsfrei im laufenden Betrieb und nach den Anforderungen der jeweiligen Standorte umgesetzt.

Zentrale Administration
Die VKKJ verfügt nun über eine Telefonanlage für alle Außenstellen, die zentral gewartet und gemanagt werden kann. Über ein Web-Portal können sämtliche Telefonansagen sowie die komplizierten An -und Abwesenheitszeiten einheitlich administriert werden.
Einheitliches Telefonie-System
Nach dem VoIP-Umstieg verfügt die VKKJ über einen homogenen Telefonie-Auftritt nach außen (z.B. Telefonansagen, Warteschleifen etc.). An zwei Standorten sind die physischen TK-Anlagen noch so neu, dass sie vorerst beibehalten werden.
Durchgängiges Nebenstellen- und Verrechnungskonzept
Die Nebenstellenlogik der VoIP-Telefonanlage wurde an die Kostenstellenlogik der VKKJ angepasst, sodass bereits aufgrund der Nebenstelle die Kostenstelle und Firmenzugehörigkeit abgeleitet werden kann.
Einfache Skalierbarkeit
Laufende Personaländerungen können zeitnah und unkompliziert administriert werden und neue Team-Mitglieder einfach und schnell hinzugefügt bzw. deaktiviert werden. Auch zukünftige Standorte können einfach integriert werden.
Reduktion der Hardware-Abhängigkeit
Die yuu Phone Cloud-Telefonanlage kann als Softclient am PC oder Laptop bzw. als App auf bestehenden Smartphones genutzt werden.
Kostenersparnis
Die laufenden Betriebskosten der Telefonanlage konnten um 25 Prozent gesenkt werden.

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Das sagt unser zufriedener Kunde

„Das Team von yuutel hat uns sehr dabei geholfen, unsere komplexe Kommunikationsanforderung so umzusetzen, dass wir für zukünftige Herausforderungen sowohl in technischer wie auch in finanzieller Hinsicht bestmöglich gerüstet sind.“

Kersten Kelz Leiter Finanzen/IT – VKKJ