5 Tipps für den erfolgreichen Umstieg auf Microsoft Teams-Telefonie

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, die beliebte Kollaborations-App Microsoft Teams auch für die Business-Telefonie einzusetzen. Die Anbindung von MS Teams an das öffentliche Telefonnetz via SIP Trunk ermöglicht es, direkt aus dem Microsoft Teams-Client Anrufe zu jedem Festnetz- und Mobilanschluss der Welt zu tätigen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie haben alle Anrufe in nur einem Tool und nutzen zusätzlich alle Funktionen von Microsoft Teams, wie z.B. File-Transfer, Terminverwaltung bis hin zu Konferenzen (Web, Audio und Video). Angesichts der anhaltenden Corona-Krise und Homeoffice-Phasen eine kluge Entscheidung!

Für den erfolgreichen Umstieg auf Microsoft Teams-Telefonie gibt es allerdings noch einen entscheidenden Erfolgsfaktor: die Vorbereitung!

Wir möchten 5 Praxis-Tipps mit Ihnen teilen, wie Sie Ihren Microsoft Teams-Client garantiert reibungslos zur IP-Telefonanlage aufrüsten – und damit auch extern telefonieren können:

5 wichtige Überlegungen vor dem Umstieg auf Microsoft Teams-Telefonie

1. Dokumentieren Sie Ihre Anforderungen an die Telefonie

Eine Microsoft Teams Telefonie-Lösung bietet viele Möglichkeiten – manche Funktionalitäten einer Telefonanlage lassen sich aber nur in Verbindung mit einer Cloud-Telefonanlage umsetzen.

Überlegen Sie daher im Vorfeld, welche Anforderungen Sie an eine Telefonanlage haben: Welche Telefonie-Funktionen und Anwendungen nutzen Sie bereits bzw. welche möchten Sie künftig verwenden? Befragen Sie dazu auch Ihre Mitarbeiter/innen bzw. Kolleg/innen!

Machen Sie den Test: Welche Telefonie-Lösung ist die Richtige für Ihr Unternehmen? Reine MS Teams-Telefonie oder eine Hybrid-Variante in Kombination mit einer cloud-basierten VoIP-Telefonanlage?

2. Erfüllen Sie die technischen Voraussetzungen

Um Ihre Telefonie in Microsoft Teams zu integrieren („Direct Routing“) braucht es nicht viel. Um diese drei Voraussetzungen sollten Sie sich aber vor dem Projektstart unbedingt kümmern:

1. Eine entsprechende Microsoft/Office 365 Lizenz für Direct Routing von Microsoft.
2. Einen kompatiblen, zertifizierten und redundanten „Session Border Controller“ (SBC), den Ihnen Ihr Telefonnetzbetreiber in seiner Cloud zur Verfügung stellt.
3. Die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz über einen Managed SIP Trunk, den Ihnen ein Telefonnetzbetreiber anbietet (z.B. yuutel als „Microsoft Teams Trusted Advisor“).
   
   

Ein kompetenter Telekom-Netzbetreiber wie yuutel an Ihrer Seite bietet über die reine SIP Trunk-Anbindung hinaus noch viele weitere Vorteile, wie z.B. virtuelle Festnetz- und Servicerufnummern in 140+ Länder, Callcenter-Modul inklusive Reporting, Einbindung von vorhandenen SIP-Telefonen bzw. DECT- und analogen Endgeräten u.v.m. Wir beraten Sie gerne zu allen Möglichkeiten!

3. Wählen Sie einen kompetenten Telekom-Netzbetreiber

Es mag banal klingen, aber mit der Auswahl des „richtigen“ Telekom-Netzbetreibers (SIP Provider) steht und fällt Ihr Microsoft Teams Telefonie-Projekt. Mittlerweile wird die Telefonie-Integration in MS Teams von vielen Netzbetreibern unterstützt. Wie also die richtige Entscheidung treffen?

Darauf sollten Sie bei der Wahl eines zuverlässigen Telefon-Netzbetreibers achten:

• Ist der Provider ein am Markt etabliertes Unternehmen? Verfügt er über Erfahrung mit der Umsetzung von Microsoft Teams-Telefonie?
• Werden günstige, internationale Telefontarife zu Fest- und Mobilnetzen angeboten – besonders in Ihre häufigen Anrufdestinationen?
• Bietet der Netzbetreiber im Bedarfsfall eine Hybrid-Lösung mit einer cloud-basierten IP-Telefonanlage?
• Werden noch andere Telekommunikationsdienstleistungen, wie z.B. Servicerufnummern oder spezielle Telefonie-Funktionen?
• Haben Sie eine persönliche Ansprechperson und ist diese gut erreichbar? Gibt es eine 24/7 Notfall-Hotline für technische Probleme?

yuutel verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Telekom-Netzbetreiber und ist seit 2020 Microsoft Trusted Advisor. Warum sich die Zusammenarbeit mit uns lohnt, lesen Sie hier: 10 Gründe für yuutel

So einfach verlief der Umstieg auf Teams-Telefonie für yuutel Kunden NAVAX

4. Holen Sie sich fundierte Unterstützung für den Umstieg

Auch wenn die Einrichtung von Microsoft Teams-Telefonie keine Raketenwissenschaft ist:  Klären Sie vor dem Projektstart, ob Ihre Microsoft-Spezialist/innen im Unternehmen über genug Ressourcen und Know-how verfügen, um das Konfigurieren des Microsoft Team-Accounts intern vorzunehmen.

Ist das nicht oder nur eingeschränkt der Fall, empfiehlt es sich, die Einrichtung an einen zertifizierten Microsoft-Partner auszulagern.

Mit einem kompetenten Telekom-Netzbetreiber an Ihrer Seite können Sie sicher gehen, dass der Telefonie-Part erfolgreich umgesetzt wird. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihres Providers auf entsprechenden Support – das spart im Ernstfall Zeit und Nerven!

Haben Sie sich für eine Hybrid-Lösung in Kombination mit einer Cloud-Telefonanlage entschieden, übernimmt Ihr VoIP-Telefonanlagen-Anbieter gerne für Sie die Konfiguration der Telefonanlage. Damit ist ein einfach zu bedienendes Self-Service-Portal für später garantiert!

5. Planen Sie genug Zeit für die Testphase ein

Wie bei allen Veränderungen gilt: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre neue Microsoft Teams Telefonie-Lösung ausgiebig zu testen. Binden Sie die Tests am besten in Ihren täglichen Arbeitsalltag ein – so erhalten Sie einen möglichst realistischen Eindruck.

Überprüfen und dokumentieren Sie, ob sämtliche Prozesse, Funktionen und Einstellungen im neuen System übernommen wurden und korrekt funktionieren.

Wichtig: Geben Sie nach der Umstellung auch Ihren Mitarbeiter/innen bzw. Kolleg/innen ausreichend Zeit, um das neue Telefonie-System zu testen und damit warm zu werden. Bieten Sie außerdem Schulungen an, die den Umstieg erleichtern.

Tipp: Lassen Sie sich für die Testphase von Ihrem Netzbetreiber kostenlos eine 0720-Nummer zur Verfügung stellen. Diese sollte per Servicenummer und „CLIP No Screening“ so konfiguriert werden, dass angerufene Teilnehmer (ausgehende Telefonate) Ihre bekannte Telefonnummer sehen. Die Testnummer wird erst nach Ihrer Freigabe durch die bestehende, portierte Rufnummer ersetzt.

Sie sind noch auf der Suche nach einem Session Border Controller (SBC) oder dem richtigen Netzbetreiber?

yuutel verfügt über 20+ Jahre Erfahrung als Telefon-Netzbetreiber und ist seit 2020 Microsoft Teams Trusted Advisor. Unsere zufriedenen Kundinnen und Kunden schätzen unseren hervorragenden Kundenservice und bewerten diesen mit Schulnote 1.

Gerne setzen wir auch für Ihr Unternehmen die Telefonie-Integration in Microsoft Teams um! Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gerne persönlich – kontaktieren Sie uns!

Ihre Checkliste für den Umstieg auf Microsoft Teams-Telefonie

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