Die 6 größten Irrtümer zum Digital Workplace

Corona hat Unternehmen und Menschen auf den Prüfstand gestellt – in vielerlei Hinsicht.

Zu Beginn des Lockdowns wurden hier hektisch Online-Meeting-Tools ausprobiert, und da auf die Schnelle Telefonkonferenzen gestartet. Auch die Nachfrage nach Laptops, Headsets und Druckern für Zuhause ging steil nach oben.

Wie fit ist Ihr Unternehmen für den digitalen Wandel?

Wie erfolgreich ein Unternehmen in solch einer Situation agieren kann, hängt dabei weniger von den eingesetzten Tools ab. Erfolgskritisch sind viel mehr die Fragen:

• Schafft ein Unternehmen den Kulturwandel, der ein Digital Workplace-Konzept erst ermöglicht?
• Können Informations- und Kommunikationsprozesse im Team aufrechterhalten werden?
• Und: Gelingt das Führen auf Distanz?
  
  

92 % der in einer Zukunftsstudie befragten Expert:innen geht davon aus, dass die Corona-Krise die digitale Transformation in Unternehmen beschleunigen wird.

Die vergangenen Krisenmonate haben deutlich gemacht, dass sich viele Unternehmen für neue Arten des Arbeitens erst öffnen müssen. Im Hinblick auf „New Work“ besteht noch großer Nachholbedarf – bei der Unternehmenskultur, alternativen Arbeitsmodellen sowie der Personal- und Organisationsentwicklung.

Die häufigsten Missverständnisse rund um den digitalen Arbeitsplatz haben wir für Sie in diesem Blogbeitrag zusammengetragen.

Digital Workplace: Mehr als die Digitalisierung eines Unternehmens, sondern eine gut durchdachte Modernisierung des Arbeitsumfeldes. Im Mittelpunkt der Betrachtung steht der Mensch und mit ihm der Arbeitsprozess. Alle technischen Maßnahmen orientieren sich an der Frage, wie Menschen besser und leichter arbeiten bzw. miteinander kooperieren können.

Es geht also um:

• Informationsaustausch,
• Prozessoptimierung,
• Qualitätssicherung
• und Mitarbeiterzufriedenheit.

Irrtum Nr. 1: Digital Workplace ist gleich Homeoffice.

Allgemein verstehen wir unter „Homeoffice“, den physischen Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände zu verlegen. Für den Digital Workplace ist das aber zu kurz gedacht. Der Begriff „Digital Workplace“, beziehungsweise „New Work“,  bezeichnet vielmehr einen Wandel in der Denkweise von Organisationen.

Unternehmen müssen verstehen lernen, dass die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, sich grundlegend vom Arbeitsplatz vergangener Jahrzehnte unterscheidet. Dieser Unterschied geht auf die rasante Entwicklung neuer Technologien sowie die fortschreitende Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung zurück.

Faktencheck: Die Digitale Transformation verschafft der Business-Welt ganz klar eine Reihe an Vorteilen. Zurück bleibt jedoch die immanente Sinnfrage: Wenn wir nicht mehr arbeiten, um zu leben, und auch nicht mehr leben, um zu arbeiten – wozu brauchen wir noch Arbeit? Es geht bei der Frage nach dem digitalen Arbeitsplatz eigentlich darum,  wie wir Leben und Arbeit in Zukunft sinnstiftend verbinden können – und in welcher Form wir zusammen arbeiten wollen.

Irrtum Nr. 2: Für den Digital Workplace braucht es nur ein paar Tools.

Der digitale Arbeitsplatz im Sinne von digitalen Technologien, Tools und Anwendungen ist nur Teil eines neuen Arbeitsverständnisses („New Work“). Dieses beschränkt sich nicht auf den Einsatz von neuen Tools oder die Umstellung auf Homeoffice.

Die Digitalisierung bietet viele neue Möglichkeiten, stellt Unternehmen aber auch vor eine Reihe an Herausforderungen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fordern flexible Arbeitszeiten und die Option auf Homeoffice; Kundinnen und Kunden erwarten raschere Antworten und persönlicheres Service auf allen Kanälen. Hinzu kommt, dass viele unterschiedliche digitale Anwendungen die Kommunikation und Koordination im Team kompliziert machen – und Mitarbeiter:innen mitunter überfordern.

Bei „New Work“ kommen zunächst die Menschen – dann die Kultur, und erst am Ende die Tools.

Bisherige Arbeitsweisen, Prozesse und Formen der Zusammenarbeit müssen daher überdacht und aufgebrochen werden. Starre Hierarchien und Abteilungs-Silos haben am Digital Workplace nichts mehr zu suchen. Das wesentliche Element von New Work ist das Empowerment der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg.

Der unternehmerische Alltag sollte entlang von fünf Grundprinzipien gestaltet werden:

1. Freiheit
2. Selbstverantwortung
3. Sinn
4. Entwicklung
5. Soziale Verantwortung
   
   

Faktencheck: Der Einsatz digitaler Tools alleine reicht nicht aus, um die Unternehmenskultur aufzubrechen – und ersetzt auch nicht die Diskussion über notwendige kulturelle Veränderungen.

Quelle: Humanfy.de; Grafik: yuutel

Irrtum Nr. 3: Der Digital Workplace ist nur ein vorübergehender Hype.

Die Corona-Pandemie hat kurzfristig die Nachfrage nach Homeoffice-Equipment, wie zum Beispiel Notebooks oder Cloud-Telefonie-Lösungen, explodieren lassen. Dieser Effekt könnte aber die Ausnahmesituation überdauern und den Grundstein für langfristige New Work-Projekte legen. Expert:innen erwarten jedenfalls, dass digitale Dienstleistungen und (interne) Kommunikationskanäle auch nach der Krise noch verstärkt zum Einsatz kommen werden. Flexible, ortsunabhängige Services aus der Cloud werden für immer mehr Unternehmen zum Standard.

Das Konzept des Digital Workplace existiert schon längere Zeit als Megatrend in der Informationsgesellschaft. Die Frage, wo, wann und wie lange wir arbeiten, wurde durch die Corona-Krise nun plötzlich akut. Unternehmen wurden dafür sensibilisiert, was Wissens-Arbeitnehmer:innen brauchen, um produktiv zu sein – und was ein modernes Arbeitsumfeld dafür leisten muss.

Faktencheck: Die dem Konzept des Digital Workplace innewohnenden Fragen werden unsere Arbeitswelt langfristig und grundlegend umstrukturieren und verändern. Ganz egal, ob es sich um ein hippes Startup oder ein traditionsreiches Familienunternehmen handelt; ganz gleich, ob die Arbeitnehmer:innen jung oder schon etwas älter sind: „New Work“ ist kein temporärer Hype, sondern gekommen, um zu bleiben. 

Irrtum Nr. 4: Der Digital Workplace macht Arbeiten einfacher.

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter denken beim Stichwort „Digital Workplace“ sofort an die offensichtlichen Vorteile: Homeoffice, kein Pendeln ins Büro, keine starren Arbeitszeiten mehr. Tatsächlich werden viele tägliche Aufgaben und Mühen vereinfacht – auf der anderen Seite werden Arbeitsprozesse und Kommunikationsabläufe deutlich komplexer. Werden Arbeitnehmer:innen mit mehr Kompetenzen ausgestattet und in Entscheidungsstrukturen eingebunden, braucht es ein Mehr an Austausch, Kommunikation und Abstimmungen.

Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen erhöht sich am digitalen Arbeitsplatz um 16 %. (Quelle: Forbes 2017)

Faktencheck: Damit diese Prozesse nicht aus dem Ruder laufen und weiterhin einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis leisten, müssen sie vorab definiert und organisiert werden. Klare Regeln und Vorgaben sind somit auch für den Digital Workplace ein zentraler Faktor. Zudem machte der Corona-Lockdown klar, dass digitales Arbeiten nur bedingt den Alltag von Eltern erleichtert. Oder anders gesagt: Der Digital Workplace und Homeoffice lösen nicht das Problem fehlender Kinderbetreuung.

Irrtum Nr. 5: New Work kann „von oben“ verordnet werden.

Das Digital Workplace-Konzept bedeutet ein nachhaltiges Umdenken in der Unternehmenskultur – einen regelrechten Paradigmenwechsel. Das geschieht nicht von heute auf morgen, sondern ist das Ergebnis eines langen, begleiteten Prozesses. Dabei müssen auch Führungsstile grundlegend verändert werden („New Leadership“) – das Prinzip Command & Control hat in solch einem Gefüge ausgedient.

Bei New Work stehen Mitarbeiter:innen als Menschen im Mittelpunkt – sie gelten als das höchste Gut eines Unternehmens. Jede/r Einzelne sollte sein Potenzial voll ausschöpfen und im Arbeitsalltag einbringen können. New Leadership-Führungskräfte helfen ihren Teammitgliedern, die eigenen Stärken zu erkennen und weiterzuentwickeln. Statt Aufgaben sollen Verantwortlichkeiten delegiert werden. Diese Möglichkeit zur Selbstverwirklichung motiviert Mitarbeiter:innen und macht sie kreativer und produktiver!

Die wichtigste Aufgabe von Führungskräften während des digitalen Wandels: Vorleben – und die Mitarbeiter:innen positiv bestärken! Besonders in Zeiten der Neuorganisation ist Vertrauen die wichtigste Währung. Denken Sie daran: Gute Führungskräfte im Sinne des New Leadership-Ansatzes verstehen Führung als Dienstleistung am Menschen, nicht als Verordnen von Entscheidungen.

Faktencheck: Die Einführung dieser komplexen Idee vom virtuellen Arbeitsplatz kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Beginn verunsichern. Holen Sie daher in einem ersten Schritt Ihr Team ins Boot, indem Sie Ihre Vision von einem alternativen Arbeitsmodell deutlich machen! Zunächst muss New Work als neue Unternehmenskultur fest verankert werden, erst danach kann von Arbeitnehmer:innen Veränderung verlangt werden.

Irrtum Nr. 6: Für den Digital Workplace gibt es ein Patentrezept.

Wie schön und praktisch wäre es doch, auf dem Weg hin zu einer neuen Arbeitskultur eine vorgefertigte Checkliste abarbeiten zu können! Gleich vorweg: So einfach ist das leider nicht.

Unternehmen müssen sich zunächst über ihre Ziele im Klaren sein: Was wollen wir überhaupt – und wie kann uns das Digital Workplace-Konzept bei der Erreichung dieser Ziele helfen?

In einem nächsten Schritt sollten die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden. Was brauchen diese, um ihre Produktivität zu steigern, was motiviert sie?

Fragen Sie nach:

• Welche Tools können Ihr Team im Arbeitsalltag unterstützen? 
• Welche Technologien gibt es bereits im Unternehmen, wo bestehen Lücken?
• Welche Vorstellungen gibt es für die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes?
• Wie kann eine funktionierende Zusammenarbeit gewährleistet werden?
• Was braucht es, um über Abteilungsgrenzen hinweg zu kollaborieren?
• Wie können Aufgaben effizienter erledigt werden? Braucht es dazu Collaboration-Tools?
• Welche Informationen brauchen Ihre Mitarbeiter:innen, um diese Entscheidungen treffen zu können?
  
  

Faktencheck: New Work ist kein Programm, das abgespult werden kann, sondern eine Frage der Haltung, Kultur und Führung. Für alle Beteiligten soll ein innovatives, werteorientiertes Arbeitsumfeld geschaffen werden – was es dafür konkret braucht, hängt stark vom jeweiligen Unternehmen ab.

Fazit: Die Fähigkeit zu neuen Formen der Zusammenarbeit steigert den Unternehmenswert!

Die digitale Transformation ist in vollem Gange und wird durch die Corona-Pandemie weiter befeuert. Vielen Arbeitgebern wurde im Zuge des Lockdowns die Notwendigkeit von alternativen Modellen für die Zusammenarbeit vor Augen geführt. Dazu braucht es aber mehr, als Homeoffice technisch möglich zu machen; es braucht ein Umdenken weg von klassischen Arbeitskonzepten – was Zeit, Raum und Organisation betrifft. Eingefahrene Strukturen aus Hierarchien und Fehlervermeidung passen nicht mehr in einer schnelllebigen, digitalen Welt.

Digitales Arbeiten nimmt Menschen Routinearbeiten ab und eröffnet neue Wege der Kommunikation und Zusammenarbeit. Schaffen es Unternehmen, diese neue Arbeitskultur zu verankern und zu leben, entsteht ein motivationsförderndes Wir-Gefühl – mit hoher Innovationskraft für die Zukunft!