7 Tipps für hybrides Arbeiten mit Cloud-Telefonanlagen

Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit und Remote Work sind in der Arbeitswelt mittlerweile Standard. Jedoch gestaltete sich dieser Schritt nicht für alle Betriebe einfach – wie nicht zuletzt die Corona-Pandemie gezeigt hat.

In der Studie „Cloud-Telefonie-Monitor 2022“ gaben rund 37 Prozent der befragten Unternehmen an, dass ein Wechsel ins Homeoffice mit der „veralteten“ Telefonanlage nicht oder nur schwer möglich gewesen war. Um auch an den Remote-Arbeitsplätzen in den eigenen vier Wänden effizient telefonieren zu können, wurde eine moderne Cloud-Telefonie-Lösung angeschafft. Ein Umstieg, der Unternehmen deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten bietet –  sowohl für die interne als auch für die externe Telekommunikation.

Mit einer IP-basierten Cloud-Telefonie-Lösung stellen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher und krisenresistent auf und telefonieren auch im Homeoffice wie bisher mit Kund:innen, Partner:innen und Kolleg:innen weiter. Ihre Telefonanlage holen Sie auf jedes Endgerät, egal wo sich der Nutzer bzw. die Nutzerin befindet!

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 7 Wege, wie eine Cloud Telefonie-Lösung Ihr Unternehmen beim Thema Homeoffice unterstützt.

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1. Überall ein- und ausgehend mit der Büronummer telefonieren – auch am (privaten) Smartphone und Laptop

Mit der Mobile App der Cloud-Telefonie-Lösung können Smartphones vollumfänglich in das Telefonsystem des Unternehmens integriert werden. Und zwar unabhängig vom verwendeten Mobilnetzbetreiber!

Mitarbeiter:innen sind somit auch auf ihren (privaten) Smartphones unter ihrer gewohnten Büronummer (Durchwahl) erreichbar und können abgehend mit ihrer Büronummer telefonieren. Alternativ kann auch eine allgemeine Kopfnummer (z.B. die Service-Hotline oder allgemeine Festnetznummer des Unternehmens) für die Nummernanzeige gewählt werden. Die Mitarbeiter:innen telefonieren also auch im Homeoffice so als wären sie im Büro.

Über eine Softclient-Installation der Cloud-Telefonie-Lösung ist das Telefonieren innerhalb des Systems auch mit (privatem) Computer/Laptop und Headset möglich. Sie benötigen dazu keine neue Hardware! Die Einstellungen werden 100 % online vorgenommen.

Gut zu wissen: Über die Cloud-Telefonanlage führen Mitarbeiter:innen im Homeoffice und Mitarbeiter:innen an den Bürostandorten weltweit miteinander kostenlose Gespräche!

2. Außerhalb des Büros an gewohnten Kommunikationsabläufen teilnehmen

Wichtige Telefon-Funktionen, wie zum Beispiel Rufweiterleitungen oder das An- und Abmelden aus Ringrufen, sind bequem und einfach über die App bzw. den Softclient der virtuellen Telefonanlage steuerbar.

Somit können auch Homeoffice- und Außendienstkräfte unkompliziert an gewohnten Kommunikationsabläufen teilnehmen, etwa der telefonischen Kundenbetreuung, Terminvereinbarungen oder dem Vertrieb.

Im Video räumt yuutel Geschäftsführer Markus Buchner mit
häufigen Bedenken bezüglich VoIP-Telefonie auf.

3. Passgenaue Telefon-Features für jede Abteilung und Branche

Die Cloud-Telefonie Lösung kann als generische Lösung für das ganze Unternehmen funktionieren. Alternativ können Sie aus einer Vielzahl von Features maßgeschneiderte Lösungen für einzelne Abteilungen oder Teams auswählen – das gilt auch für eingebundene Homeoffice-Kräfte.

• So sind im Callcenter vor allem Features wichtig, die die optimale Auslastung der Agenten bei möglichst geringer Wartezeit der Anrufer:innen sicherstellen.
• Finanzdienstleister müssen hingegen bei bestimmten Gesprächen, gesetzlich vorgeschrieben, eine Gesprächsaufzeichnung (Call Recording) anfertigen.
• Mitarbeiter:innen von mobilen Rufbereitschaften brauchen unkomplizierte Möglichkeiten zum An- und Abmelden.
• u.v.m.

Mit einer Cloud-Telefonie-Lösung sind alle Anforderungen für Teams, Abteilungen und Branchen umsetzbar und auch mobil, also außerhalb des Bürostandorts, zu nutzen. 

Gut zu wissen: Damit Sie in allen Situationen schnell reagieren können, kann Ihre Cloud-Telefonie-Lösung im Unternehmen selbst über ein webbasiertes Admin-Tool konfiguriert werden. Ganz ohne externe Hilfe. So bleiben Sie immer unabhängig und flexibel.

4. Präsenzstatus: Auch zu Hause die Verfügbarkeit der Kollegen sehen

Über den Computer-Softclient bzw. die Smartphone-App sehen alle auf einen Blick, welche Kolleginnen und Kollegen gerade verfügbar sind und welche sich z.B. in einem Gespräch befinden, abwesend sind oder nicht gestört werden möchten. Per Klick bzw. Tastendruck können Telefonanrufe gestartet, übernommen oder weitergeleitet werden. So funktioniert die Zusammenarbeit auch „remote“ einwandfrei!

5. Screensharing und Co-Browsing als digitale Erklärhilfe

Dass persönliche Beratung das A und O im Kundenservice ist, wissen Sie. Screensharing und Co-Browsing ergänzen das Telefongespräch und helfen Ihnen, noch besser auf die Bedürfnisse Ihrer Kundinnen und Kunden einzugehen.

Während beim Screensharing der Berater seinen eigenen Bildschirm dem Kunden zeigt, erlaubt Co-Browsing einen gemeinsamen Webzugriff von Servicemitarbeiter:in und Kunden. Der Berater kann den Kunden somit nach dessen Freigabe durch die Website navigieren und via Telefon beraten. Beide Funktionen sind in der virtuellen Telefonanlage integriert!

6. Gemeinsam in der virtuellen Multimedia-Konferenz

Wenn der persönliche Kontakt der Mitarbeiter:innen weniger wird, müssen Unternehmen darauf achten, dass sich eine gemeinsame, positive Unternehmenskultur halten kann. Über die Cloud-Telefonie-Lösung können sich Teammitglieder standortunabhängig in Multimedia-Konferenzen vernetzen und zu den neuesten Ergebnissen austauschen!

Dabei darf auch die soziale Komponente nicht außer Acht gelassen werden. Deshalb ist es besonders wichtig, dass eine Cloud-Telefonie-Lösung sowohl Sprach- als auch Videokonferenzen bietet und dazu unterstützend Chat-Funktionen sowie Präsenz-Informationen (Verfügbarkeitsanzeige) bereitstellt.

Eine gute Cloud-Telefonie-Lösung ermöglich natürlich auch, dass bestehende Kollaborations-Tools integriert werden können. Ein Beispiel für eine solche Einbindung von z.B. Microsoft Teams wäre, dass die Cloud-Telefonie-Lösung die Anbindung an das öffentliche Telekommunikationsnetz für Teams bereitstellt (Gateway-Funktion).

7. Rasche Skalierbarkeit in jeder Situation

Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit schwankender Auftragslage oder starkem Wachstum um?  Mit einer Cloud-Telefonie-Lösung können Sie flexibel und kostengünstig reagieren, wenn es rascher Erweiterungen bei Mitarbeiter:innen, Heimarbeitsplätzen und Standorten bedarf. Ein Beispiel ist das Aufstocken von Callcenter-Kapazitäten.

Ebenso ist der umgekehrte Weg einfach möglich: wenn Sie nicht mehr alle Teilnehmer-Accounts benötigen, werden diese einfach wieder stillgelegt. Sie zahlen stets nur für Ihre aktiven Nebenstellen.

• Externe oder Homeoffice-Mitarbeiter:innen können flexibel zugeschalten werden. Mit einer Rufbereitschafts-Lösung können Sie auch Spitzenzeiten optimal managen.

• Neue Teilnehmer-Accounts (Nebenstellen) können unkompliziert selbst angelegt werden. Im Gegensatz zur ISDN-Telefonie können weitere Kanäle für die Telekommunikation ins öffentliche Telefonnetz ebenfalls unkompliziert erweitert werden.

• Neue Standorte können einfach und schnell an die bestehende Telefonanlage angebunden werden, international zum Beispiel mit einem SIP Trunk. Bei yuutel telefonieren Sie firmenintern im Inland und auch mit Standorten im Ausland gratis!

• Kostenkontrolle: Sie zahlen immer nur für jene Teilnehmer-Accounts (Nebenstellen), die Sie gerade nutzen und können Ihre Kosten daher immer exakt an Ihren Bedarf anpassen.

So lässt sich telefonisches Homeoffice rasch, unkompliziert und sicher umsetzen

Fazit: Mit der richtigen Cloud-Telefonie-Lösung ist flexibles Arbeiten im Homeoffice einfach umsetzbar!

Eine gute Cloud-Telefonanlage ermöglicht es Unternehmen und Mitarbeiter:innen, den Digital Workplace effektiv und einfach umzusetzen. Sprache, Video, Chat, Präsenz-Information – all das kann einfach in einer Lösung benutzt werden!

Wenn ein VoIP-fähige Softclient am Computer oder Laptop installiert ist, dann ist das bereits alles, was für den Digital Workplace benötigt wird. Arbeiten Sie von wo auch immer Sie wollen! Ihre Mitarbeiter:innen brauchen lediglich einen Internetzugang und einen Laptop, um den mobilen Arbeitsplatz nutzen zu können.

Unterwegs sind alle über die Smartphone-App nahtlos ins Firmen-Telefonsystem integriert. Ihre Mitarbeiter:innen können somit überall mit ihrer Büronummer ein- und ausgehend telefonieren. Egal, bei welchen Mobilfunknetzbetreibern Sie Ihre Verträge haben und ob es sich um private oder Firmenhandys handelt!

Sie sind unschlüssig, ob eine Cloud-Telefonanlage Ihre Bedürfnisse und Anforderungen bestmöglich abdeckt? Der kostenlose Cloud-Telefonanlagen-Selbsttest von yuutel sagt Ihnen nach wenigen Klicks, welche Telefonie-Lösung sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Gerne beraten Sie unsere Expertinnen und Experten auch persönlich!