Die 10 schlimmsten No-Gos bei Telefonkonferenzen

Nicht endenwollende Kundentermine, zeitraubende Meetings und kostenintensive Geschäftsreisen: Spätestens die aktuelle Corona-Pandemie mit dem notwendigen Distanzgebot führt uns vor Augen, dass persönliche Zusammenkünfte im Business-Alltag nicht immer die einzige Wahl sind. Einer Studie zufolge verbringen Büroangestellte im Schnitt 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, die sie mehrheitlich als unproduktiv und wenig inspirierend empfinden.

Dass es auch anders geht, zeigt die aktuelle Krisensituation: Zahlreiche Unternehmen folgen dem Aufruf der österreichischen Bundesregierung, soziale Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren, und lassen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Virtuelle Meetings, Video-Calls und Telefonkonferenzen sind somit plötzlich an der Tagesordnung – und ermöglichen kostengünstige, effiziente Gespräche zwischen Kolleginnen und Kollegen oder mit Kunden.

Damit aber alle Teilnehmenden die Vorteile von Telefonkonferenzen voll ausschöpfen können und diese nicht zu Albtraum-Calls mutieren, empfiehlt sich die Einhaltung einer „Telko-Etiquette“. Wir haben die nervtötendsten Fehler bei telefonischen Meetings zusammengetragen und zeigen Ihnen, wie Sie gelungene und störungsfreie Telefonkonferenzen abhalten. Leitung frei!

Diese 10 No-Gos sollten Sie bei Telefonkonferenzen unbedingt vermeiden

1. Ohne Vorbereitung in den Conference Call

Obwohl eine Telefonkonferenz vielleicht unangestrengter wirkt als ein klassisches Präsenzmeeting, ist auch hier eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Das gilt vor allem für die Moderatorin bzw. den Moderator!

Folgende Vorbereitungsarbeiten erleichtern Ihnen als Konferenzorganisator/in sowie allen Teilnehmenden den Einstieg in den Conference Call:

• Informieren Sie alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer rechtzeitig mit einer Einladung über Thema, Ziel und die angestrebte Dauer der Telko.
• Halten Sie in der Einladungsnachricht unbedingt die Einwahl-Telefonnummer inklusive Zugangs-PIN bzw. den Weblink fest – am besten gleich in der Betreffzeile der E-Mail!
• Keine Telko ohne Agenda! Bereiten Sie einen groben Fahrplan vor, damit Sie während der Telefonkonferenz nicht den roten Faden verlieren. Ziel sollte ein möglichst komprimiertes Gespräch sein, das keine wichtigen Punkte vergisst.
• Ersuchen Sie vorab alle Gesprächspartner/innen, sich auf die Telko vorzubereiten und alle notwendigen Unterlagen parat zu haben – die aktive Mithilfe aller Beteiligten vermeidet Verzögerungen und Irritationen!

2. Unruhige Umgebung

Können Sie sich noch an dieses Video erinnern, in dem Professor Robert Kelly während einer BBC Live-Schaltung aus seinem Homeoffice von seiner 4-jährigen Tochter fröhlich tanzend unterbrochen wurde? Die ungewöhnliche Unterbrechung sorgte 2017 weltweit für Schmunzeln und brachte dem Experten extra Sympathiepunkte ein.

Kommen solche ungeplanten Vorkommnisse allerdings gehäuft oder gar mehrmals während eines virtuellen Meetings vor, wird es für alle Beteiligten anstrengend. Laut singende, diskutierende oder sich streitende Familienmitglieder im Homeoffice-Hintergrund können richtig unangenehm sein!

Minimieren Sie daher schon vorab potenzielle Störquellen – schicken Sie Ihre Partnerin bzw. Ihren Partner mit den Kindern nach draußen oder zumindest in einen anderen Raum, quartieren Sie Ihre Haustiere gut versorgt in ein anderes Zimmer um.

Unser Tipp: Auch im Homeoffice kann ein „Bitte nicht stören“-Schild an der Tür helfen, unliebsame „Eindringlinge“ fern zu halten!

(c) deathtodickens.com

3. Unpünktlichkeit

Es liegt in der Natur der Sache, dass bei einer Telefonkonferenz pünktliches Erscheinen besonders wichtig ist. Denn während man sich bei einem Offline-Meeting im Fall des Zuspätkommens leise hineinschleichen und trotzdem wahrgenommen werden kann, sind unpünktliche Einwähler:innen bei einer Telko für die moderierende Person richtig unangenehm: nachdem man als Moderator:in ein paar Minuten alleine in der Leitung verbracht hat, sind während des Gesprächs plötzlich ständig Neuankömmlinge zu vernehmen.

Als Ergebnis müssen sich entweder alle Anwesenden derweil mit Späßchen bei Laune halten oder bereits Besprochenes wird immer wieder neu zusammengefasst. Mühsam!

Ein Muss daher für alle Teilnehmenden: Rechtzeitig einwählen – am besten schon ein paar Minuten vor dem offiziellen Beginn. Das gilt auch und besonders für die Organisator/innen – es gibt wohl nichts Peinlicheres als einen „verschlossenen“ virtuellen Konferenzraum bei Telko-Start!

Mit der kostenlosen yuutel Telefonkonferenz-Lösung telefonieren Sie besonders einfach: PIN für die Gruppe festlegen, zum vereinbarten Zeitpunkt die Rufnummer +43 1 386 1 386 wählen (weltweit erreichbar) und die Telefonkonferenz starten!

4. Fehlende Begrüßung und Einleitung

Bei allem Elan: Wer als Moderator/in eines Conference-Calls zum offiziellen Startzeitpunkt einfach loslegt, fällt den anderen unsanft mit der virtuellen Tür ins Haus. Bedenken Sie: Wären die Teilnehmenden bei einem Face-to-Face-Meeting in den Büroräumlichkeiten anwesend, würden Sie diese vermutlich auch zunächst begrüßen und „ankommen“ lassen, bevor Sie zur Tagesordnung übergehen!

Zu einem gelungenen Telko-Entrée gehört eine kurze Vorstellungsrunde – für den Fall, dass sich nicht alle Teilnehmenden persönlich kennen –, sowie ein wenig Raum für Smalltalk, bis sich alle eingewählt haben. Achten Sie in der Rolle der Organisatorin bzw. des Organisators darauf, ob Ihre Gesprächspartner/innen vollständig versammelt sind, bevor es losgeht.

Unser Tipp: Haben Sie Geduld und Verständnis für Einwahlschwierigkeiten oder andere technische Probleme – besonders dann, wenn es für einige der Teilnehmer:innen die erste Telko ist!

5. Unaufmerksamkeit

Man sieht sich nicht, also kann man das Gespräch leger angehen?

In Wahrheit ist es eher andersherum: Bei einer Telefonkonferenz braucht es mehr Konzentration und Rücksicht als bei Business-Meetings mit direktem Kontakt. Wird man nicht gesehen, kommt man leicht in Versuchung, sich ablenken zu lassen und nebenbei etwas anderes zu erledigen.

Vorsicht: Das kann peinlich enden, wenn Ihnen spontan eine Frage gestellt wird oder Sie einen Vorschlag machen, den gerade eben schon eine Kollegin gebracht hat!

Unser Tipp: Machen Sie sich während der Telefonkonferenz Notizen – Sie bleiben dann automatisch fokussierter beim Thema!

Selbstverständlich ist auch in Telekonferenzen Höflichkeit geboten: Lassen Sie andere ausreden und halten Sie sich an den vorgegebenen Ablauf.

6. Unprofessionelles Tool und Equipment

„Grrrzzzmmllzzz!“

Man kennt das: die Übertragung wird während eines Conference Calls ständig unterbrochen, das Gesprochene kommt äußerst abgehackt daher oder ein ohrenbetäubendes Rauschen übertüncht das Gespräch, weil ein Teilnehmer im Wind steht.

Unangenehme Geräusche sind bei Telefonkonferenzen nicht nur unschön und potenziell gehörschädigend, sondern kosten einfach Nerven. Auch wenn Teilnehmer/innen wiederholt rausfliegen oder das Einwählen wieder und wieder nicht gelingt, wird es für alle Beteiligten mühsam und zeitraubend.

Oft liegt der sprichwörtliche Hund in der Wahl eines ungeeigneten Tools begraben – legen Sie als Organisator/in daher Wert auf eine professionelle Telefonkonferenz-Lösung in einem hochverfügbaren und stabilen Netz.

Folgende technische Aspekte sollten Sie ebenfalls beachten:

• Verzichten Sie am Handy auf das Telefonieren mit Freisprecheinrichtung oder Lautsprecher – Ihre Gesprächspartner bekommen sonst jedes kleinste Hintergrundgeräusch von Ihrer Seite mit!
• Auch kabelgebundene Handy-Kopfhörer liefern nicht die erwünschte Tonqualität und sind für Telkos denkbar ungeeignet.
• Verwenden Sie beim Telefonieren mit PC oder Laptop ein gutes USB- oder Bluetooth-Headset mit guter Qualität, das Sie idealerweise vorab getestet haben.

Wieso sollten Sie „nur“ telefonieren, wenn es Video-Calls gibt?

Video-Konferenzen sind nicht immer das beste Tool, auch wenn sie im Trend liegen. Bedenken Sie: Nicht alle Kolleginnen und Kollegen oder Kunden haben dafür das passende Equipment, gerade in Krisenzeiten sind Internet- und Datenleitungen ohnehin stark belastet und nicht jeder Teilnehmende fühlt sich im Videochat wohl! Klären Sie im Vorfeld die Präferenzen.

7. Vergessene Stummschaltung

Lautes Niesen, schweres Atmen, das Geräusch einer WC-Spülung und im Hintergrund der Gesang Ihres fantasievollen Kleinkindes sind nur allzu menschlich, aber im Rahmen einer Telefonkonferenz extrem störend. Außerdem gilt: wenn alle Teilnehmenden gleichzeitig reden, funktioniert eine Telko nicht!

Unser Tipp daher: Schalten Sie während eines Conference Calls Ihr Mikrofon auf stumm, wenn Sie gerade nicht reden bzw. am Wort sind! Machen Sie sich unbedingt vor Beginn des Telefonats mit der Bedienung von Mikrofon, Kamera und etwaigen weiteren Einstellungen vertraut – das spart im „Eifer des Gefechts“ Zeit und Nerven!

8. Schlechter Empfang

Manchmal ist es unvermeidbar: Aber wenn Sie während einer Telefonkonferenz unterwegs sind, sollten Sie trotzdem auf guten Empfang und ausreichend geladenen Akku beim Smartphone achten! Teilnehmende, die immer wieder aus der Telko „verschwinden“, sorgen für Irritation und stören den „Flow“.

Das gilt auch für die VoIP-Telefonie im WLAN: Meiden Sie Räume oder Orte mit schlechter Verbindung – generell ist ausgedehntes Herumwandern beim Telefonieren wenig empfehlenswert.

Unser Tipp: Verzichten Sie beim Autofahren ganz auf das Telefonieren! Es lenkt einfach zu sehr vom Straßenverkehr ab – und ist gegen das Gesetz.

9. Ein Offline-Meeting 1:1 zur Telko machen

Auch wenn Telefonkonferenzen natürlich grundsätzlich als Ersatz für persönliche Treffen gedacht sind: beide Meeting-Varianten sind unterschiedlich gestrickt. Machen Sie daher nicht den Fehler, geplante Präsenzmeetings einfach in Telefon- oder Videokonferenzen umzuwandeln, ohne deren Struktur und Ablauf anzupassen. Das kann schnell erschöpfend und unproduktiv werden!

So werden Sie dem Charakter von Telefon- und Videokonferenzen besser gerecht:

• Unterteilen Sie ganztägige Meetings in kleinere Einheiten, die als Conference Call leichter zu verdauen sind. Setzen Sie beispielsweise für jeden Punkt auf der Agenda eine eigene Telko an, die jeweils nicht länger als 30 Minuten bis 1 Stunde dauert – nicht mehr als 2-3 pro Tag. Danach fällt die Aufmerksamkeit der Beteiligten ins Bodenlose.
• Beauftragen Sie bei mehreren Telkos zu unterschiedlichen Topics eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter damit, Notizen zu machen und später zusammenzuführen. Auf diese Weise gehen keine Informationen durch die Aufteilung verloren.
• Versuchen Sie, die geplante Teilnehmeranzahl für eine Telefonkonferenz zu reduzieren – besonders dann, wenn zum ursprünglichen Präsenzmeeting mehr als 5 Personen eingeladen waren.
• Wenn Sie merken, dass während einer Telefon- oder Videokonferenz die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden schwindet: bauen Sie gekonnt kleine Interaktionen ein, beispielsweise durch Abfragen eines Stimmungsbildes unter den Teilnehmer/innen.

10. Stimme und Körperhaltung nicht beachten

Ein großer Vorteil bei Telefonkonferenzen im Homeoffice ist es, für andere nicht sichtbar zu sein – da kann der Jogginganzug schon mal zum schicken Büro-Outfit avancieren! Das bedeutet aber gleichzeitig, dass Ihre Stimme zu Ihrem wichtigsten Instrument wird! Im Klartext: Zu viel Lässigkeit, Müdigkeit oder Langeweile werden Ihre Gesprächspartner/innen soforthören können.

Viel zu oft wird bei Conference Calls auch auf die richtige Körperhaltung vergessen: Wer etwa die Füße auf den Tisch legt, die Hand aufstützt oder im Heimatdialekt nuschelt, kann auf andere schnell unprofessionell wirken.

Da beim Telefonieren zusätzlich Mimik und Körpersprache als Kommunikationsmittel wegfallen, kommt unserer Stimmlage umso größere Bedeutung zu. Legen Sie Freundlichkeit und Aufmerksamkeit in Ihren Tonfall und sprechen Sie ruhig und deutlich.

Unser Tipp: Findet Ihre Telefonkonferenz frühmorgens statt, sollten Sie Ihre Stimme zuerst etwas aufwärmen und ein Glas Wasser in Griffnähe stellen. Damit klingen Sie für andere vom Start weg angenehm und können ohne ständiges Räuspern sprechen.

Fazit: Conference Calls sind kostengünstig und effizient – wenn man's richtig macht!

Oh Gott, nicht noch ein Meeting!

Telefonische Termine sollen nicht zur Last fallen, sondern für alle Beteiligten ein angenehmes Erlebnis darstellen, das effizienteres Arbeiten ermöglicht. Besonders in Situationen, in denen physische Kundentermine oder Vor-Ort-Meetings nicht möglich sind, können Conference Calls diese Distanz effektiv überbrücken und Unternehmen weiterbringen.

Für das Gelingen von Telefonkonferenzen sind drei Faktoren besonders ausschlaggebend:

1. Gute Organisation samt gründlicher Vorbereitung,
2. die menschliche Komponente,
3. eine professionelle Telefonkonferenz-Lösung mitsamt passendem technischen Equipment.

Welche Erfahrungen konnten Sie bereits mit Telefonkonferenzen sammeln? Lassen Sie uns gerne Ihre Telko-Hoppalas oder persönlich erprobten Tipps wissen – wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

„Meeten“ Sie noch oder telefonieren Sie schon? Wir stellen Ihnen die yuutel Telefonkonferenz-Lösung kostenlos und ohne Anmeldung zur Verfügung – Sie bezahlen nur die Gesprächsminuten zu einer österreichischen Festnetznummer. Gerne richten wir Ihnen auch eine individuelle Conference-Lösung ein – unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gerne!